En 2019, les outils e-achat sont indispensables pour 84% des acheteurs, néanmoins, 65% affirment qu’ils ne sont pas suffisamment outillés pour pratiquer efficacement leur casquette d’acheteur. [1]
C’est là tout l’enjeu de trouver le bon outil qui saura parfaitement correspondre à la fonction achats.
Aujourd’hui, la digitalisation des processus est incontestablement inévitable dans les entreprises. Elle s’instaure dans un environnement ou la concurrence est de plus en plus rude, sur un marché de plus en plus exigeant.
La supply chain couvre l’ensemble des activités intervenant du moment où le fournisseur s’approvisionne en matière première, en passant par la commande client jusqu'à la livraison du produit fini à ce même client.
Bien souvent, la chaîne d’approvisionnement rassemble un grand nombre d’étapes et d’intervenants, tous avec un rôle précis et indispensable à l’acheminement final. Le simple défaut d’un composant impactera l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement. Souvent dénotées comme un processus à la fois complexe et fragile, les conséquences peuvent s’avérer néfastes à la performance globale de l’entreprise.
Les enjeux d’une chaîne d’approvisionnement sont clairs. Une entreprise doit pouvoir réduire ses coûts tout en augmentant la productivité, en garantissant un meilleur suivi, en réduisant les délais d’approvisionnement qui sont malheureusement fréquemment trop longs au goût des adhérents qu’elle se doit de satisfaire.
En simplifiant votre chaîne d’approvisionnement, vous pourrez pallier l’ensemble de ces désagréments et renforcer votre rendement.
Le Procure-to-Pay, ou processus d’approvisionnement en français, consiste à dématérialiser les systèmes d’achats pour renforcer l’efficacité de votre métier.
Ce terme désigne l’ensemble des techniques et logiciels informatiques allant de l’obtention des matières premières nécessaires à la fabrication d’un produit ou à la fourniture d’un service, et au paiement de celles-ci, dans un cadre de relations entre les entreprises et les fournisseurs.
Pour être plus précis, le P2P dématérialise les processus majeurs du cycle de vie des achats, à savoir, la demande, l’approvisionnement et le paiement.
L’objectif du P2P pour chacune de ces phases est d’automatiser le maximum de procédés, de libérer des ressources allouées à toutes les tâches à faible valeur ajoutée, qui sont malgré tout nécessaires mais fortement chronophages. Elle permet également de gagner en visibilité et en transparence sur les dépenses de ce service.
Avez-vous déjà procrastiné vos tâches comptables ou administratives ? Il est fort possible que ces tâches manuelles vous paraissent bien plus ennuyeuses et fastidieuses que d’autres, davantage focalisé sur votre cœur de métier. Si l’on considère que ces tâches constituent un obstacle à l’efficacité de votre entreprise, alors vous devez réduire ses tâches manuelles.
En optant pour le P2P, vous digitalisez et dématérialisez ces processus et libérez du temps pour vous focaliser sur des missions à plus forte valeur ajoutée. Aujourd’hui passer au procure-to-pay constitue un levier d’efficacité pour les entreprises qui permet d’optimiser leur gestion financière et de renforcer leur fonction supply chain.
Digitaliser votre supply chain, ou chaîne d’approvisionnement, vous permet un ensemble d’avantages non négligeables qui sauront vous convaincre.
Réduire les coûts de logistiques : Lorsque vous dématérialisez un grand nombre de processus tels que le remplissage des bons de livraison ou encore les factures, vous diminuez les tâches manuelles et ainsi les coûts que vous allouez auparavant à ces fonctions. Outre cela, vous diminuez votre taux d’erreurs.
Gagner en productivité : Dorénavant, vous pouvez consacrer ce nouveau temps libre à mettre plus d’énergie sur vos tâches à forte valeur ajoutée. Vos équipes sont maintenant plus productives et libérées de ses tâches fastidieuses.
Améliorer le suivi de l’information : Lors d’une commande, l’information parvient instantanément au bon fournisseur, permettant un acheminement du colis rapide. Finis les innombrables mails pour savoir quand la commande de votre client sera livrée, il a désormais accès en temps réel au suivi de son colis.
Diminuer les risques d’erreurs
Offrez une meilleure visibilité des produits et services à disposition de vos points de vente
Meilleure optimisation des stocks : Une plateforme digitale vous permet de centraliser l’ensemble des données de vos stocks, et ainsi, d’avoir un accès instantané au stock pour anticiper les besoins en réapprovisionnement. Chaque article commandé est considéré directement sur la plateforme par un code-barres par exemple, et permet un suivi optimal.
Le changement d’outil au sein d’une entreprise engendre de nouveaux enjeux. Tout d’abord, l’outil doit permettre de gagner du temps, d’améliorer la prise de décision et enfin d’offrir une meilleure qualité de service aux fournisseurs et aux clients.
Pour tirer parti des bénéfices évoqués ci-dessus, l’entreprise doit mobiliser un ensemble d’actions.
En premier lieu, identifier le projet avec ses opportunités et ses menaces en vous posant la question du potentiel outil qui saura répondre à vos besoins.
Dans un second temps, pour maîtriser la transformation digitale de votre chaîne d’approvisionnement, vous devez fixer des objectifs clairs et précis. Le but étant de trouver le meilleur compromis entre les objectifs de service client, de niveau de stock, et de coûts d’exploitation. Tentez de répondre à ces différentes questions pour fixer un ou plusieurs objectifs : L’outil augmentera-t-il les revenus ? Diminuera-t-il les coûts ? Améliorera-t-il la satisfaction client ? Ou augmentera-t-il la productivité des employés ?
N'oubliez pas de communiquer sur vos nouveaux outils auprès de vos points de vente. Cette plateforme leur sera dédiée, ce sont eux qui impacteront en majorité votre ROI. En parallèle, il vous faut alors instaurer un climat de confiance auprès de vos adhérents pour les convertir à l’outil.
Ne soyez pas trop pressé de sortir votre outil au risque de ne pas assurer la qualité souhaitée et bâcler votre transition.
Évaluez les outils minutieusement. Nul ne sert de se tourner vers l’outil digital le moins cher pour espérer être davantage rentable. Il peut s’avérer plus pertinent d’investir un peu plus pour obtenir des meilleurs résultats à plus long terme.
Le ROI est l’indicateur clé financier qui mesure la rentabilité du projet de votre outil supply chain. Simple d’utilisation et connu de tous les dirigeants ou managers, il est utilisé pour analyser la rentabilité de votre investissement et se calcule en soustrayant les coûts d’investissement aux recettes, divisé par le coûts d’investissement.
Lors d’un tel investissement, estimer son ROI est fortement recommandé. D’apparence fastidieuse, cette analyse peut être réalisée rapidement en l’espace de quelques semaines selon la complexité du projet. D’autre part, vous disposez de différentes approches pour mener à bien cette étude.
Vous pouvez évaluer votre retour sur investissement en interne, en vous basant sur vos ratios et chiffres clés ou utiliser des outils qui vous accompagnent dans le calcul de votre ROI.
Par ailleurs, vous pouvez faire appel à des consultants ou demander aux éditeurs de la solution digitale de réaliser des chiffrages de votre investissement.
Une fois votre solution installée, il convient d’analyser sa rentabilité, pour ce faire, de nombreux outils mettent à votre disposition un ensemble d’indicateurs de performance.
Aussi appelées KPI, ces mesures permettent aux entreprises d’évaluer la performance d’un domaine en lien avec les objectifs de l’entreprise.
Dans la fonction achat, plusieurs indicateurs peuvent être utiles à analyser.
Dans le domaine de la finance, il est essentiel de se renseigner sur :
En parallèle, vous pouvez examiner les KPI en logistique :
Taux de rupture des stocks : Ce KPI mesure le nombre de fois où l'entreprise n'a pas pu répondre à la demande en raison d’une rupture de stock.
Taux de service : Il permet de visualiser votre capacité à faire face aux ruptures de stock, et de connaître l’efficacité globale de votre supply chain. Il met en lumière les périodes de l’année où la demande fluctue.
Taux de respect des délais : Cet indicateur révèle l’agilité du transport lors du dernier kilomètre en forme de pourcentage.
Lorsque vous digitalisez votre supply chain, vous aurez également besoin de prêter attention aux KPI spécifiques du digital :
Taux de rebonds pour un site web : Il mesure le nombre de visiteurs qui arrivent sur le site internet et qui le quittent sans avoir cliqué sur le site.
Nombre de visiteurs uniques
Nombre de pages vues
Pourcentage de nouveaux visiteurs
Durée moyenne des visites
Taux de conversion : Cet indicateur mesure le nombre de visiteurs et potentiels prospects transformés en nouveaux clients
Montant du panier moyen : Il représente le montant moyen dépensé par vos clients sur votre site internet.
Taux d'abandon de panier : L’indicateur mesure la part de client n’ayant pas finalisé leur panier d’achat.
Maîtriser ces indicateurs de performance est prépondérant pour une entreprise qui suit une transformation digitale.
En somme, les indicateurs permettent de visualiser la rentabilité et la performance de la digitalisation de votre chaîne d’approvisionnement.
Pour suivre ses indicateurs, sélectionner les KPI en corrélation avec les objectifs pour optimiser vos actions et atteindre le résultat souhaité.
Trop souvent oubliée, une transformation digitale demande de la patience pour observer un retour sur l’investissement établit, mais une fois le processus enclenché, il est possible d’améliorer son ROI pour vous assurerez un succès à long terme.
En ayant toujours en tête ces objectifs, vous pourrez visualiser directement sur votre tableau de bord les gains de la solution sur vos produits et services ainsi que les indicateurs clés prédéfinis.