Introduction
Les réseaux de franchises poursuivent leur ascension, offrant aux entrepreneurs la possibilité de gérer leur propre entreprise tout en bénéficiant du soutien et de la notoriété d'une marque établie.
Cependant, pour garantir la cohérence et le succès d'un réseau de franchises, il est impératif de mettre en place des processus efficaces et performants et ce, dès le lancement du réseau. Nous pensons souvent, à tort, que nous avons le temps mais plus tôt ces process sont mis en place mieux le développement et la croissance se passera.
Dans cet article, nous explorerons les étapes nécessaires pour établir des processus solides au sein d'un réseau de franchises, en mettant en lumière les meilleures pratiques, les défis potentiels et les avantages d'une telle approche.
Comprendre les besoins des réseaux de franchises
La première étape pour mettre en place des processus efficaces au sein d'un réseau de franchises est de comprendre les besoins spécifiques de celui-ci.
- Les composantes de chaque franchise : Les composantes peuvent varier considérablement en termes de secteur, de taille, d'emplacement et de modèle opérationnel. Comprendre ces différences est essentiel pour concevoir des processus adaptés à l'ensemble du réseau.
- Les attentes de la marque : Les franchises sont liées à une marque établie. Il est crucial de comprendre les attentes de la marque en termes de qualité, de service client, d'image de marque, et de cohérence.
- Les retours des franchisés : Les retours des franchisés sont précieux pour identifier les problèmes existants et les domaines nécessitant des améliorations. Une communication ouverte et une écoute active sont essentielles pour recueillir ces commentaires.
L'élaboration de processus standardisés
Une fois que vous comprenez les besoins spécifiques de votre réseau, il est temps de commencer à élaborer des processus standardisés.
Voici les principales étapes clés de ce processus :
- Identification des processus clés : il est essentiel d'identifier les processus qui ont le plus grand impact sur la performance globale du réseau de franchises, tels que la gestion des achats, la formation, la gestion des ressources humaines, la qualité du produit, etc.
- Standardisation des processus : la standardisation consiste à définir des processus clairs, des étapes et des responsabilités pour chaque processus identifié. Les procédures opérationnelles standards peuvent être développées pour guider les franchisés dans l'application de ces processus.
- Formation des franchisés : les franchisés doivent être formés aux processus standardisés pour garantir leur adoption. La formation initiale et continue est essentielle pour s'assurer que tous les membres du réseau sont alignés.
La technologie et les outils de gestion
L'utilisation de la technologie et d'outils de gestion est cruciale pour garantir l'efficacité des processus au sein d'un réseau de franchises.
Quels sont les outils clés de la digitalisation des process ?
- Logiciels de gestion : les systèmes de gestion intégrés (ERP) et les logiciels de gestion de franchise sont essentiels pour suivre, gérer et analyser les données relatives aux opérations, aux ventes et aux finances. Ils permettent également une communication plus fluide entre le siège social et les unités de franchise.
- Systèmes de reporting ou dashboards : des systèmes de reporting en temps réel fournissent des informations précieuses sur la performance des unités de franchise. Les tableaux de bord et les rapports personnalisés aident les responsables à prendre des décisions éclairées.
- Outils de gestion de la chaîne d'approvisionnement : pour les franchises qui ont des besoins d'approvisionnement, des outils de gestion de la chaîne d'approvisionnement sont essentiels pour maintenir un stock optimal, suivre les niveaux de stock et garantir des livraisons ponctuelles.
La Communication et la collaboration
La communication efficace et la collaboration sont fondamentales pour le succès d'un réseau de franchises.
Voici comment elles peuvent être gérées de manière efficace :
- Réunions régulières : la tenue de réunions régulières entre le siège social et les franchisés permet de discuter des objectifs, des défis, et des opportunités. Cela favorise une compréhension mutuelle et une communication ouverte.
- Portails en ligne : Les portails en ligne fournissent un moyen centralisé pour les franchisés d'accéder aux ressources, aux documents, aux mises à jour et aux informations pertinentes. Ils renforcent la transparence et la collaboration.
- Réseaux sociaux d'entreprise : Les réseaux sociaux d'entreprise facilitent la communication et la collaboration entre les franchisés et le siège social. Ils permettent également aux franchisés d'échanger des bonnes pratiques entre eux.
La formation continue
La formation continue est un élément clé pour maintenir la performance des processus au sein d'un réseau de franchises.
- Onboarding et formation des nouveaux franchisés : la formation initiale est cruciale pour permettre aux nouveaux franchisés de démarrer avec succès. Elle doit couvrir tous les aspects de l'exploitation de la franchise, y compris les processus opérationnels, la gestion financière, la gestion des ressources humaines, etc.
- Programmes de développement professionnel : Les programmes de développement professionnel sont conçus pour aider les franchisés et leur personnel à améliorer leurs compétences et à rester à jour avec les dernières tendances de l'industrie.
La mesure de la performance et les indicateurs clés
La mesure de la performance est essentielle pour évaluer l'efficacité des processus au sein d'un réseau de franchises.
Parlons un peu des principaux KPI :
- KPI globaux : les KPI globaux mesurent la performance globale du réseau de franchises, tels que le chiffre d'affaires, la rentabilité, la satisfaction client, la croissance, etc.
- KPI liés aux processus : les KPI spécifiques aux processus mesurent l'efficacité des processus individuels, tels que le temps de traitement des commandes, le taux de rotation des stocks, la qualité du produit, etc.
- Feedback des clients et des franchisés : le feedback direct des clients et des franchisés est une source précieuse d'informations sur la performance des processus. Il permet d'identifier les domaines nécessitant des améliorations.
Les défis et les opportunités futures
Les réseaux de franchises font face à des défis en constante évolution et à des opportunités de croissance.
Quelles sont les tendances actuelles et futures auxquelles les réseaux de franchises peuvent être confrontés :
- Digitalisation et expérience client : Les franchisés doivent continuer à investir dans la digitalisation pour améliorer l'expérience client, en proposant des options de commande en ligne, des applications mobiles et des programmes de fidélité.
- Durabilité et Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) : la durabilité et la RSE deviennent des préoccupations de plus en plus importantes pour les clients et les franchisés. Les réseaux de franchises doivent intégrer des pratiques durables dans leurs processus.
- Ouverture sur l’international : l'expansion internationale offre des opportunités de croissance, mais comporte des défis liés à la gestion de la chaîne d'approvisionnement, à la conformité réglementaire et à la différence culturelle.
Découvrez les tendances 2024 des approvisionnements.
La gestion des relations franchiseurs-franchisés
La relation entre le franchiseur et les franchisés est un élément critique de la réussite d'un réseau de franchises.
Voici comment mettre en place des processus efficaces pour gérer cette relation :
- Communication ouverte : établir des canaux de communication ouverts et transparents entre le franchiseur et les franchisés est essentiel. Les réunions régulières, les forums en ligne et les lignes directes de communication sont autant d'outils pour favoriser une communication efficace.
- Partage d'informations : le franchiseur doit partager des informations pertinentes sur les nouvelles initiatives, les stratégies, les formations, les mises à jour de produits et les campagnes marketing. Cela aide les franchisés à rester informés et à prendre des décisions éclairées.
- Résolution des conflits et des irritants : les processus doivent être en place pour gérer les conflits entre le franchiseur et les franchisés de manière équitable. Une médiation ou un comité de résolution des conflits peut être mise en place pour résoudre les désaccords.
La gestion des données et de la conformité
La gestion des données et la conformité aux réglementations sont cruciales pour un réseau de franchises.
- Gestion des données client : la protection des données personnelles des clients est essentielle. Les processus de collecte, de stockage et de traitement des données doivent être conformes aux réglementations en vigueur, telles que le RGPD.
- Conformité aux normes : les franchises doivent respecter les normes de sécurité alimentaire, de qualité, de santé et de sécurité au travail, ainsi que d'autres réglementations sectorielles. Des procédures de conformité claires doivent être en place et surveillées régulièrement.
- Gestion des risques juridiques : les franchises doivent être préparées à gérer les risques juridiques potentiels, tels que les litiges avec les franchisés, les problèmes de responsabilité du produit et les violations de contrats.
L'optimisation continue et l'innovation
L'optimisation continue des processus et l'innovation sont essentielles pour maintenir la compétitivité d'un réseau de franchises. Elle passe notamment par :
- L’analyse de la performance : l'analyse régulière de la performance des processus permet d'identifier les domaines nécessitant des améliorations. Les KPI, les retours des clients et des franchisés, ainsi que les évaluations des processus, sont autant de sources d'informations précieuses.
- L’innovation : les franchises doivent rester à l'affût des dernières tendances et technologies pour améliorer les processus existants et développer de nouveaux concepts. L'innovation peut inclure l'adoption de nouvelles technologies, de nouveaux modèles d'affaires, et des partenariats stratégiques.
Les avantages de la mise en place de processus efficaces
Il est important de comprendre les avantages de la mise en place de processus efficaces au sein d'un réseau de franchises. Ces avantages incluent :
- Cohérence : des processus standardisés garantissent une cohérence opérationnelle à travers tout le réseau de franchises, renforçant ainsi l'identité de la marque.
- Rentabilité : des processus efficaces permettent de réduire les coûts opérationnels, d'améliorer la rentabilité et d'optimiser les ressources.
- Satisfaction des clients : l'amélioration de la qualité des produits et services grâce à des processus efficaces conduit à une plus grande satisfaction des clients, favorisant ainsi la fidélité.
- Croissance réussie : des processus solides facilitent la croissance du réseau de franchises, offrant aux franchisés la confiance nécessaire pour investir dans de nouvelles unités.
Les défis et les opportunités futures pour les réseaux de franchises
Enfin, cette section explore les défis et les opportunités futures auxquels les réseaux de franchises pourraient être confrontés :
- Changements démographiques : les changements dans la démographie des consommateurs peuvent avoir un impact sur les besoins et les préférences, nécessitant des ajustements dans les processus et les offres.
- Évolution technologique : la technologie évolue rapidement, et les franchises doivent rester à jour pour rester compétitives, en adoptant les dernières solutions numériques.
- Demande de durabilité : les consommateurs attendent de plus en plus des pratiques durables de la part des entreprises. Les franchises doivent répondre à cette demande en adoptant des processus respectueux de l'environnement.
Conclusion
La mise en place de processus efficaces et performants au sein d'un réseau de franchises est un défi complexe, mais essentiel pour garantir la cohérence, la rentabilité et la croissance.
La compréhension des besoins spécifiques du réseau, la standardisation des processus, l'utilisation de la technologie, la communication efficace, la formation continue, la mesure de la performance et la préparation aux défis futurs sont autant d'éléments clés de cette démarche.
En investissant dans des processus solides, les réseaux de franchises peuvent non seulement satisfaire leurs clients, mais aussi permettre à leurs franchisés de réussir et de prospérer dans un environnement commercial en constante évolution.
Qui sommes-nous chez Get iT ?
Adoptez les bons réflexes et professionnalisez vos process dès le lancement de votre réseau en proposant un outil sur lequel vos adhérents pourront commander tout ce dont ils ont besoin au quotidien.
Get iT est une plateforme de commande en ligne multifournisseurs, sur laquelle vos franchisés vont pouvoir commander tous les produits et services dont ils ont besoin au quotidien (produits métier, EPI, services généraux mais aussi goodies, textile, outils de communication personnalisés, etc.).