Les centrales d’achat digitalisées sont dans la lignée de la transformation de la fonction achat. Les logiciels internes ont fait leurs apparitions depuis longtemps afin de numériser les tâches à faibles valeurs ajoutées. La traçabilité en a été renforcée grâce au suivi des paiements et des commandes. L’enjeu pour les directions achats est aujourd’hui de digitaliser l’ensemble des processus achats en incluant la prise de commande en interne, sa transmission aux fournisseurs et la logistique.
Découvrez pourquoi mettre en place une centrale d’achat digitalisée est indispensable pour optimiser les approvisionnements de votre réseau de distribution.
Quels gains offre la centrale d'achats pour améliorer les performances de votre réseau de franchises ?
Avant de commencer, il est important de définir ce qu’est une centrale d’achat. Elles sont à distinguer des centrales de référencement. Une centrale de référencement sélectionne les fournisseurs puis négocie les prix à des conditions préférentielles. À charge aux membres du réseau d’acheter les produits qu’ils ont besoin de leur propre côté, aux prix convenus. La centrale de référencement intervient donc comme courtier, permettant le sourcing fournisseurs et la présentation d’une liste prédéfinie aux adhérents. La centrale d’achat propose une gestion plus intégrée des membres. Elle permet de centraliser les commandes avant l’achat. Comme énoncé précédemment, les produits sont préalablement négociés auprès des fournisseurs, afin d’avoir des tarifs avantageux. Une centrale d’achat va également jouer un rôle d’acheteur pour ses membres. Elle n’est alors plus seulement intermédiaire, elle devient commissionnaire, agissant en son nom et pour le compte d’autrui, les franchisés.
D’une manière générale, l’utilisation de ce système va apporter des bénéfices non négligeables pour améliorer les performances d’une entreprise. Cela n’impacte pas uniquement les coûts d’approvisionnement, mais aussi toutes les étapes nécessaires à l’optimisation des achats.
Obtenir des remises grâce aux achats groupés
Le recours à une centrale d'achats peut être plus avantageux pour les entreprises qu’un système traditionnel. Il va permettre de profiter de gains substantiels, principalement grâce à l’augmentation du volume de commandes. Le principe d’économie d’échelle s’appliquant, elles bénéficient de tarifs plus avantageux que si elles avaient acheté seules. Les économies réalisées en contrôlant les dépenses est un facteur essentiel à prendre en compte pour s’assurer d’être rentable.
Repenser le cycle achat pour faire gagner en efficacité
Le rôle premier de la centrale va être l’étude produit et le référencement fournisseur, avec pour objectif de trouver le partenaire le plus fiable. Elle va par ailleurs s’occuper des conditions commerciales, des appels d'offres, des activités logistiques, de stockage et de répartition, ainsi que de la documentation. Un système qui permet aux équipes achat de se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée. En plus de bénéficier de tarifs négociés en gros, les entreprises profitent donc d’une logique achat optimisée.
La fonction achat est stratégique pour toute entreprise, notamment celles disposant de plusieurs points de distribution. Influençant directement la rentabilité, la centralisation des achats est un enjeu commercial et de performance majeur pour l’ensemble du réseau.
Centrale d'achats digitalisée : renforcez la relation entre vos franchisés et vos fournisseurs
L’innovation technologique ces dernières années a permis aux entreprises de prendre un nouveau virage, transformant les métiers et faisant évoluer les compétences. Plus que des gains de temps et d’argent, la transformation numérique implique également une efficacité et une compétitivité améliorées. À travers la digitalisation de l’ensemble des outils, les entreprises ont les clés pour transiter vers des processus plus fluides et plus efficaces.
La fonction achats fait sans aucun doute partie des domaines les plus impactés par la transformation numérique, avec l’apparition d’outils 100% digitaux tout le long de la chaîne. Il en résulte des bénéfices concurrentiels prometteurs : davantage de fiabilité pour les opérations, une traçabilité améliorée et des sources d’approvisionnement sécurisées. Soyez en certain quand le commerce physique se digitalise, c'est tout un réseau qui accélère.
Partager les informations en temps réel pour une meilleure collaboration au sein du réseau
Avec un contexte de digitalisation de l’ensemble du cycle d’achat et de paiement, les relations entre les acheteurs et les fournisseurs entrent dans une nouvelle ère. Elles sont facilitées, favorisant la création de véritables liens professionnels durables. Cela passe notamment par un partage de données entre toutes les parties prenantes, indispensable pour la réussite des opérations.
Dans le cas des centrales, les outils digitaux vont permettre aux membres d’avoir accès à toutes les données nécessaires à l’approvisionnement. Cela concerne les prix et disponibilités des produits recherchés dans un premier temps. Les acheteurs ayant directement accès à une liste qualifiée par la centrale, à eux d’opter pour le fournisseur adapté à leurs besoins. D’autres éléments, tels que les délais de paiement ou la facturation, sont également primordiaux. Ils ne doivent pas se perdre dans un flux d’information trop conséquent, risquant d’impacter la relation fournisseur à long terme.
Automatiser la comptabilité et garder le contrôle de vos relations avec les fournisseurs
Les dernières innovations en matière de solutions Purchase-to-Pay, regroupant les processus liés aux approvisionnements d’une entreprise, ont révolutionné les modes de transactions. Ces solutions intègrent les activités de contrôle, de vérification, de validation et de gestion documentaire et financière. Il est question de rendre l’ensemble du cycle, de la recherche produits jusqu’au règlement du paiement, davantage performant.
Comment ? Avec la mise en place d’un portail dédié, les fournisseurs peuvent soumettre leurs factures par voie électronique. Elles sont ensuite routées vers les bons interlocuteurs, selon le centre de coût associé. Cela permet une validation plus rapide et une meilleure traçabilité. Avec plus de visibilité sur l’ensemble de leurs dépenses, les entreprises sont donc en mesure de mieux les maîtriser. Elles peuvent ainsi payer les fournisseurs dans les délais, améliorant considérablement leurs relations.
Automatiser les process de paiement permet également de libérer les acheteurs des tâches administratives chronophages. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée, comme de la veille autour de secteurs précis ou du sourcing. Instaurer une solution Purchase-to-pay au sein d’une centrale d’achats aura ainsi un impact très positif pour l’ensemble des membres. Plus d’efficacité dans les transactions, une meilleure collaboration avec les fournisseurs et un meilleur contrôle des dépenses.
Loi Macron : garantir le délai de paiement unique afin de sécuriser la trésorerie
Depuis 2016, la Loi pour la croissance, dite “Loi Macron”, impose un délai de paiement de 60 jours à date de facture. Avec cette règle, l’État montrait sa volonté d’installer le numérique au sein de la relation acheteurs/fournisseurs.
Quel lien entre la dématérialisation des processus de paiement et le respect des délais de paiement ? Comme dit précédemment, la dématérialisation des processus de paiement est un bénéfice non négligeable pour réduire les délais de gestion. Une facture traitée et validée plus vite peut en théorie être mis en paiement plus rapidement. En plus d’une transmission de données simplifiée, le digital permet une visibilité en temps réel sur l’état de chaque information. Absence de documents, nombre de factures arrivant à échéance, pénalités encourues, etc. Il en résulte moins de litiges, ceux pouvant survenir étant résolus rapidement, et une optimisation de la gestion de trésorerie.
Cette digitalisation ne doit pas être vue simplement comme une solution pour satisfaire un cadre légal. Le respect des délais aura un impact plus long terme, reflétant une image de sérieux et de fiabilité. En ne mettant pas en péril ses fournisseurs, une société s’impose comme une structure pérenne et responsable, en laquelle l’écosystème peut avoir confiance.
Digitaliser sa centrale d'achat par le modèle Marketplace : découvrez les atouts des marketplaces
Offrant un catalogue produit plus large, la Marketplace est une alternative pour les réseaux qui souhaitent digitaliser leur processus achats. Le système donne la possibilité aux entreprises de gérer l’intégralité des achats, maîtrisant plus facilement leurs points de distribution.
Une information plus transverse.
Le modèle Marketplace a l’avantage d’être autonome et de centraliser l’ensemble des informations, accélérant les phases d’achat et de paiement. S’appuyant directement sur les outils de l’entreprise, elle ne nécessite aucune intervention ou mise à jour catalogue manuelle de la part des acheteurs.
Du côté des fournisseurs, ces derniers sont avertis automatiquement des commandes réalisées et peuvent donc les traiter plus rapidement. Les données pouvant être alimentées en continu, elles sont de ce fait à jour 24h/7j. Cela limite le risque d’erreur et la perte d’information.
Réduire les problématiques fournisseurs.
En choisissant une Marketplace, vous donnez la possibilité aux fournisseurs d’intégrer eux-mêmes leur catalogue. Un référencement simplifié, donnant ainsi lieu à un sourcing accéléré pour l’acheteur. En proposant une notation et des avis clients, comme c’est le cas en BtoC, ce dernier peut également établir une sélection plus rigoureuse. Cette méthode de référencement pourrait être vue comme négative, amenant à un nombre presque illimité de partenaires. Si la question d’une potentielle baisse de la qualité de service serait justifiée, c’est ici tout le contraire. Cette pratique réduit de facto les risques fournisseurs, seuls les plus fiables étant retenus.
Contrôler la totalité des achats du réseau.
Réunir la totalité des fournisseurs sur une seule plateforme aura un effet bénéfique sur le suivi de votre comptabilité. Avec un historique de paiement centralisé, vous avez une vision plus globale de l’ensemble des transactions du réseau. Cela résulte à une meilleure traçabilité des volumes d’achats, et donc un contrôle amélioré de vos points de distribution.
Coordonner plus simplement les flux physiques et financiers.
Au-delà des flux financiers vus précédemment, une marketplace permettra d’avoir une vision sur la globalité des éléments impactant le cycle achats. Ils sont indispensables pour assurer la rentabilité de l’entreprise et la satisfaction client.
- Connaissance de la totalité des commandes et des stocks pour un même fournisseur
- Visualisation des impacts de chaque commande sur la chaîne logistique
- Regroupement de l’ensemble des conditions négociées avec les fournisseurs
Une analyse complète des achats comprenant donc les paiements, les flux informationnels et les flux physiques. Les têtes de réseau ont ainsi les clés pour piloter en temps réel leurs décisions et stratégies achats.
Conclusion
La mise en place d’une centrale d’achats digitalisée est une aubaine pour toute entreprise cherchant à optimiser ses approvisionnements. Plus de contrôle d’informations, une meilleure collaboration avec les fournisseurs et des responsabilités moindres sur l’ensemble de la chaîne. Le service achats se retrouve ainsi en capacité de répondre au mieux aux attentes des points de distribution.
Pour affiner votre stratégie achats, découvrez plus en détail les opportunités offertes par une Marketplace sous le prisme des réseaux d’enseignes.
