Les plateformes d’achats groupés s’imposent aujourd’hui comme une réponse aux défis rencontrés par les services achats : des coûts mieux maîtrisés, des budgets respectés et un processus plus transparent.
Dans cet article, vous allez découvrir 5 avantages qui font des plateformes d’achats groupés des éléments indispensables pour la gestion des approvisionnements.
Les plateformes d’achats groupés : la digitalisation des achats
Par habitude ou pour gagner du temps, les entreprises ont tendance à renouveler leurs demandes auprès des mêmes fournisseurs, sans forcément prendre le temps de négocier.
États des lieux des approvisionnements pour les réseaux de distribution
Depuis quelques années, le phénomène des achats groupés a fait son apparition afin de faire évoluer cette habitude. Ce processus consiste à la mutualisation des achats auprès d’un même fournisseur. Le groupement d’achat recueille les besoins des membres avant de passer commande, puis négocie les conditions d’achat les plus avantageuses. Les acteurs du groupement gardent tout de même leur autonomie, pouvant passer leurs propres commandes via les fournisseurs enregistrés. Cela permet aux acheteurs de garder leur indépendance et le contrôle sur leurs approvisionnements
En fonction des spécificités, les membres peuvent également être responsables d’une famille de produits et commander pour le compte d’autres membres. Les compétences sont ainsi partagées, de même que les bonnes pratiques et méthodologies en matière d’achat.
La récente crise sanitaire a soulevé de nouvelles problématiques. La notion de coûts, bien que vitale pour l’entreprise, se voit aujourd’hui dépassée par un risque encore plus grand : la sécurité de la chaîne d’approvisionnement. Les entreprises cherchent des solutions de plus en plus flexibles, leur donnant la possibilité de s’adapter rapidement à chaque contrainte.
L’importance du digital fait alors son apparition, afin de créer des systèmes achats plus efficaces.
3 grands objectifs des services achats
Cette digitalisation répond à 3 grands objectifs des services achats :
- Simplifier le partage et l’analyse d’informations, avec plus de transparence et de collaboration entre tous les acteurs de la chaîne
- Structurer et fluidifier le process achat, à la fois pour les équipes internes, mais également pour les partenaires externes
- Répondre plus facilement aux obligations réglementaires - la dématérialisation des factures ou le plan de vigilance par exemple
Digitaliser la fonction Achat devient donc incontournable pour les performances des entreprises. Comme énoncé en introduction, l’objectif est une meilleure maîtrise des coûts, des budgets, et plus de transparence tout au long de la chaîne d’approvisionnement.
Il est déterminant pour les fournisseurs de logiciels de proposer des plateformes dans la lignée de cette digitalisation. Ces outils doivent avant tout être uniques, simples à gérer, offrant davantage de flexibilité et de contrôle aux organisations.
5 raisons d’utiliser une plateforme d’achats groupés pour vos approvisionnements
Économiser sur vos achats grâce à la concurrence et à la négociation
Argument principal des achats groupés, celui du prix. Si la négociation avec les clients est essentielle, celle avec les fournisseurs l’est tout autant dans un objectif de compétitivité.
En mutualisant les demandes au sein d’une plateforme, les entreprises disposent d’une plus grande influence. Leur pouvoir de négociation augmente grâce à plusieurs facteurs :
- Un effet de volume qui permet la baisse des prix
- Plus de concurrence entre plusieurs fournisseurs d’un même marché
- Des conditions d’approvisionnement et de livraison améliorées
Les groupements d’achat constituent une véritable solution pour équilibrer les forces entre fournisseurs et acheteurs. Ils vous aident à profiter de meilleures conditions d’achat et de tarifs plus avantageux que si vous négociez par vous-même.
Cette méthode offre aux entreprises la possibilité de baisser leurs coûts de revient, entraînant une baisse des prix de vente et leur permettant de gagner en compétitivité.
Gagner du temps dans vos tâches administratives
Les tâches administratives peuvent être des leviers de performance non négligeables pour une entreprise. Par tâches administratives, nous entendons notamment :
- L’élaboration des procédures achat
- La rédaction des comptes rendus de réunions
- Le traitement des appels d’offres
- La gestion des devis, bons de commande et de la facturation
- Le suivi logistique, incluant le transport, le stockage et la manutention
Des missions très diverses, chronophages, mais indispensables pour un service achat performant. Le problème est que ces tâches ne constituent pas le cœur de métier d’un acheteur. La profession demande avant tout de se concentrer sur la relation avec les fournisseurs, l’étude et le choix des produits ou services, et la négociation.
En faisant appel à une plateforme, les entreprises éliminent donc ces tâches chronophages et optimisent leurs décisions dans le même temps. Elles ont accès à une meilleure connaissance des marchés, produits et des fournisseurs.
Gérer vos fournisseurs et la satisfaction en un seul endroit
Les fonctions liées aux services achats se sont longtemps comportées en silos. Des décisions prises de façon isolée, entraînant des efforts inutiles de la part des équipes et une augmentation des coûts.
- Des processus différents à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement
- Une visibilité réduite sur la relation fournisseur
- Un manque d’efficacité pour la gestion des performances et risques fournisseurs
Mais l’heure n’est plus aux entreprises en silos, elle est aux entreprises en réseaux. Procurement, sourcing, gestion des contrats, etc. Les interactions entre tous ces métiers nécessitent une approche multidisciplinaire pour optimiser la gestion des fournisseurs.
Dans ce contexte, il est important de faciliter l’ensemble des processus, du référencement des fournisseurs et de la gestion des transactions, autour d’un seul et même outil. C’est ici que la plateforme prend tout son sens, grâce à sa transversalité dans les fonctionnalités amonts et avales de votre chaîne logistique. Autrement dit, une même plateforme. Cela afin de limiter les risques fournisseurs, renforcer les contrats et améliorer les performances globales de la chaîne d’approvisionnement.
Centraliser l’ensemble de vos données d’approvisionnement
La gestion des données d’approvisionnement est essentielle pour mesurer les performances fournisseurs et limiter les risques. Nous parlons ici des informations clés portant sur les commandes et les fournisseurs. Tableaux de suivi, indicateurs clés de performance, rapports d’opérations, ou de données relatives à la santé des fournisseurs. Mais plus le nombre de fournisseurs est élevé, plus le flux de données va prendre de l’ampleur, au risque de s’y perdre. Simplifier ce flux devient alors indispensable.
Dans le contexte des plateformes, où la collaboration est clé, l’effet de réseau va avoir un impact sur cette densité de données. Centraliser ces données autour d’une même plateforme permet à l’ensemble des parties prenantes d’avoir accès aux informations clés des fournisseurs. Au-delà de cette centralisation, il y a également une notion d’analyse importante afin de limiter les risques.
Bénéficiant de l'expérience des autres membres de la plateforme, les entreprises ont connaissance de toutes les informations fournisseurs, notamment ses indicateurs de qualité. Elles ne vont donc pas s’exposer à des risques d’approvisionnement, disposant des données nécessaires pour le choix de leurs fournisseurs.
Amener de l’agilité pour répondre aux besoins spécifiques de vos points de vente
Dans le cadre de réseaux de points de vente, il n’est pas rare que les achats soient gérés directement par le siège. Mais chaque point de vente ayant ses particularités, leurs besoins ne vont pas être les mêmes. Sans utiliser de système adapté, il est plus difficile d'optimiser et répondre à des attentes qui sont spécifiques à chaque membre du réseau. Les plateformes vont proposer plusieurs options pour répondre à cette problématique :
- Étudier individuellement chaque demande poussée par les points de vente
- Donner un niveau d’autonomie suffisant pour les achats au quotidien
- Offrir différentes options de personnalisation des commandes, produits et documents avec les coordonnées des points de vente
L’objectif est de réduire les points de friction, tout en laissant à la Direction Achats le contrôle final sur les commandes. Cela engendre un gain de temps énorme, lui permettant de se concentrer davantage sur les tâches les plus stratégiques. Tout le monde y gagne !
Les erreurs à éviter pour votre nouvelle gestion des approvisionnements
Maintenant que vous avez pris connaissance des avantages des plateformes, peut-être réfléchissez-vous à vous tenter cette méthode ?
Demandez-vous si vos approvisionnements vous semblent aujourd’hui optimisés, les décisions que vous prenez ayant des impacts sur votre organisation.
Si vous vous lancez dans une méthode d’achats groupés, il faudra respecter certaines bonnes pratiques. Structurer la fonction achat avec des processus clairs est essentiel pour sécuriser l’approvisionnement et réduire les coûts. Pour chaque point de vente, il va s’agir de définir précisément les besoins uniques et critères de sélection des fournisseurs.
- Spécifications techniques
- Fréquences de livraisons
- Références produits
- Conditions d’utilisation
La diversité des pratiques et familles d’achat au sein d’un même réseau implique des cahiers des charges différents. Cela pour que les points de vente n’aient pas à renoncer à certains produits au bénéfice d’autres membres. Il peut donc être nécessaire d’ajouter certaines spécifications selon chaque partie prenante.
L’identification des besoins, la consultation des offres fournisseurs, ainsi que l’écriture des différents cahiers des charges sont des tâches chronophages. Convenir en amont sur les besoins de chaque point de vente est essentiel, afin d’assurer une gestion efficace des approvisionnements.
Autre défi à prendre en compte, celui de la garantie des performances fournisseurs. Une erreur sur le choix d’un distributeur a des conséquences au niveau de la qualité de service. Dans le cas de points de vente multiples, cette répercussion est démultipliée, impactant de fait la rentabilité globale de l’organisation.
Enfin, il est important de bien communiquer en interne sur le changement de modèle d’approvisionnement. L’ensemble des acteurs de la chaîne doivent être totalement impliqués afin de profiter au mieux des bénéfices énoncés plus tôt. Un accompagnement durant tout le long du processus de mise en place sera nécessaire. Cet accompagnement passe par un aspect technique afin de les aider à prendre en main la plateforme. Également par un aspect axé davantage sur la communication et les différentes raisons qui ont poussé la Direction Achat à s’orienter vers l’achat groupé.
Conclusion
En conséquence, il est primordial d'adapter sa stratégie achats selon la configuration du réseau. Choisir le bon modèle permettra de maximiser les avantages et de minimiser les inconvénients du système de groupement. Prenez donc le temps de bien étudier l’ensemble des configurations de plateformes d'achats groupés possibles avant de faire votre choix.
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