Vos processus d’achats sont encore manuels ? Vous constatez régulièrement du retard de la part de vos équipes dans le traitement des tâches opérationnelles ? Il se peut que le e-procurement soit la solution à vos problèmes.
L'e-procurement, qu’est-ce que c’est ?
L’e-procurement, se traduit par l’approvisionnement en ligne. Il désigne un ensemble de solutions capables de dématérialiser les processus transactionnels entre une entreprise et ses fournisseurs, caractéristique dans le secteur BtoB. C’est une solution logicielle accessible en ligne qui permet à l’entreprise de centraliser ses processus d’achats.
Les fonctionnalités du e-procurement
En adoptant l’approvisionnement en ligne, vous optimisez 3 phases dans le processus d’achat : la sélection du produit, l’envoie de la commande ainsi que la facturation.
Parmi ces trois phases, l'e-procurement automatise la demande d’achat, sa validation, la commande, la réception, la facturation ainsi que le règlement. Toutefois, selon le logiciel choisi, les fonctionnalités seront différentes.
3 solutions de e-procurement se distinguent : le procure-to-pay, le source-to-contract et le source-to-pay. Toutes possède une base similaire, mais chacune détient sa spécificité.
Le Procure-to-pay s’étend de la demande d’achat jusqu’au traitement de la facture, en informatisant la demande d’achat, les ressources externes, la gestion des budgets ainsi que les factures fournisseurs. De cette manière, le P2P intègre la facturation d’achat.
D’autre part, le source-to-contract couvre le sourcing, la gestion de projets, la gestion des fournisseurs et la gestion des contrats. Le S2C aura donc un avantage en incorporant le sourcing.
Par ailleurs, le Source-to-pay débute par la recherche de fournisseurs, la négociation des prix jusqu’à la signature du contrat et le règlement. En réalité, le S2P correspond à l’intégralité du processus d’achat du P2P et du S2C.
Les parties prenantes
L’approvisionnement concerne un ensemble de services au sein d’une entreprise. L'e-procurement va permettre d’optimiser, pour chacun des services, leurs missions.
Les acteurs participants au processus d’achats se comptabilisent au nombre de 6.
- Le donneur d’ordre
- Le leader de performance
- Le service juridique
- Le service achats
- Le service comptabilité et financier
- Les fournisseurs
Les 7 avantages du e-procurement
En centralisant et en fluidifiant les échanges entre une entreprise et son fournisseur, l’e-procurement permet notamment d’anticiper, d’arbitrer et d’optimiser ses processus d’achats. Par ailleurs, l’e-procurement offre un ensemble davantage.
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Réduction les coûts : En centralisant ses processus d’achats, l’entreprise ne nécessite plus autant de main d’œuvre, les coûts de transaction s’envoient diminuer avec des prix pouvant diviser par quatre par transaction. Les économies réalisées par rapport à un approvisionnement classique peuvent donc être significatives pour une entreprise.
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Optimisation des processus achats : Le service achats s’affranchit des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, tout en réduisant les délais et le taux d’erreurs. Ainsi, le processus d’achat se voit largement optimisé et permet aux employés de se consacrer à leur cœur de métier.
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Gain de temps : Le numérique permet de s’astreindre d’une partie des papiers administratifs et du temps qu’ils mettent à arriver au fournisseur, nécessaire pour valider l’achat. Avec l'e-procurement, l’entreprise effectue ses commandes bien plus rapidement qu’avec un processus d’achat classique. La commande est validée puis facturée presque instantanément, aucune relance ou délai d’envoi postal ne peut perturber l’achat puisque tout est automatisé.
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Meilleure maîtrise des dépenses : Grâce à la consolidation des données et à un système de reporting, le service achats obtient une vision claire en temps réel des dépenses directement sur son tableau de bord, permettant d’anticiper et d’améliorer les dépenses d’une entreprise.
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Recherche d’offres : Avec les catalogues en ligne, la recherche et la comparaison des offres fournisseur est simplifiée. Les commandes passées via un catalogue en ligne sont plus configurables et plus personnalisables, que les commandes effectuées avec un catalogue classique. De plus, le choix proposé est largement supérieur via un catalogue en ligne.
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Automatisation : Les solutions e-procurement offrent la possibilité d’automatiser le processus d’achat en définissant un workflow. Celui-ci rassemble dans un flux de travail, l’ensemble des tâches et opérations nécessaires à la réalisation d'un processus opérationnel. Ainsi, l’automatisation évite à l’équipe achats d’avoir à s’occuper manuellement de cette tâche.
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Transparence : Les catalogues en ligne accueillent une information généralement plus riche et de meilleure qualité que les catalogues papiers. Les descriptions et fiches produits sont mises à jour en temps réel, nul besoin d’attendre la nouvelle version du catalogue papier. En adoptant une solution digitale, vous pourrez corriger instantanément les fautes et donner plus de détails sur vos produits et services puisque les champs sont, généralement, beaucoup moins limités que sur un catalogue papier. De plus, le catalogue en ligne offre aussi la possibilité de filtrer les produits selon diverses caractéristiques, ce qui permet d’accéder rapidement aux offres intéressantes pour l’entreprise.
Au-delà de ces avantages, l’approvisionnement en ligne vous offre un cycle d’achat raccourci dans un environnement digital réglementé, un meilleur contrôle de vos stocks ainsi qu’un engagement dans votre politique environnemental grâce à la dématérialisation des papiers.
Comment mettre en place ma solution e-procurement ?
Pour mettre en place une solution e-procurement durable, il est essentiel de se faire accompagner dans ce changement significatif. En décidant de faire confiance à un spécialiste, votre investissement dans une solution logicielle d’approvisionnement en ligne vous sera nettement allégé, et ceux, notamment grâce aux plateformes SaaS qui permettent de vous accompagner dans cette transformation digitale.
D’autre part, réaliser le cheminement de votre processus d’achat actuel afin de visualiser toutes les étapes éligibles sur la solution choisi.
Inévitablement, vous allez bousculer les habitudes de vos collaborateurs, prévoyez ainsi de les accompagner et de vendre au mieux vos choix en ayant en tête tous les bénéfices du e-procurement.
Pour en savoir plus découvrez notre guide complet sur le e-procurement.
Conclusion
En finalité, les solutions e-procurement permettent à court terme de réaliser des économies directes sur les coûts d’achats.
Dans une vision à moyen terme, vos processus seront totalement automatisés vous permettant une visibilité globale des comportements d’achats, un gain de temps, une meilleure efficacité et une prise de décision plus rapide.
Dans l’objectif d’établir un réel guide stratégique à long terme pour améliorer votre gestion des risques, optimiser les prévisions de ventes, et implémenter une charte éthique.
