Les réunionnites, ou ces réunions interminables et souvent improductives, sont le fléau de nombreuses entreprises et organisations. Cela vaut également pour les dirigeants ou responsables des différents services au sein des réseaux, qu'il s'agisse de succursales, de réseaux indépendants ou de franchises.
Ces réunions peuvent non seulement gaspiller un temps précieux, mais aussi démoraliser les membres de l'équipe et entraver la croissance de l'entreprise.
Dans cet article, nous allons explorer quelques stratégies pour mettre fin aux réunionnites et promouvoir une culture de réunions plus efficaces au sein de votre réseau.
Clarifiez l'objectif de chaque réunion
La première étape pour mettre fin aux réunionnites consiste à clarifier l'objectif de chaque réunion. Avant de convoquer une réunion, demandez-vous ce que vous espérez accomplir ?
Tout d’abord, avant de convoquer une réunion, le premier pas consiste à définir un objectif clair et précis pour cette réunion.
Posez-vous des questions telles que :
- Qu'espérons-nous accomplir au cours de cette réunion ?
- Quels sont les résultats attendus ?
- Est-ce que la réunion vise à prendre des décisions cruciales, à résoudre un problème spécifique, à informer les membres de l'équipe sur les derniers développements, ou à d'autres objectifs spécifiques ?
Plus l'objectif sera précis, plus il sera facile pour les participants de se concentrer sur leur tâche et d'atteindre des résultats concrets. Cela leur permettra de se préparer en conséquence et de comprendre l'importance de leur participation à la réunion. Présentez brièvement l'objectif de la réunion dans l'invitation, et fournissez les documents ou informations préliminaires nécessaires pour que les participants puissent se familiariser avec le sujet à l'avance.
Vient la préparation d'un ordre du jour, elle doit être précise pour clarifier l'objectif de la réunion. L'ordre du jour doit détailler les points à discuter, les décisions à prendre, et le temps alloué à chaque point. Il permet de guider la réunion et d'assurer que chaque participant comprend l'importance des sujets abordés.
Pendant la réunion, la personne qui la dirige doit jouer un rôle actif dans la clarification de l'objectif. Elle peut rappeler régulièrement l'objectif de la réunion, ramener les discussions sur la bonne voie si elles dérivent, et s'assurer que chaque point de l'ordre du jour est abordé de manière efficace.
Restreignez la durée des réunions
Une autre caractéristique des réunionnites est leur durée excessive.
Les réunions excessivement longues peuvent rapidement devenir contre-productives. Les participants peuvent perdre leur concentration, leur motivation et leur intérêt, ce qui entraîne une diminution de l'efficacité.
Fixez une limite de temps raisonnable pour chaque réunion, que ce soit 30 minutes, 1 heure ou un autre intervalle adapté à l'objectif de la réunion. En instaurant des limites temporelles, vous encouragez les participants à se concentrer sur les points essentiels et à éviter les digressions inutiles.
Pourquoi diminuer vos temps de réunions ?
Elles sont souvent le terrain fertile des digressions et des discussions non-pertinentes. En instaurant des limites temporelles, vous incitez les participants à rester concentrés sur les sujets à l'ordre du jour, à éliminer les distractions et à travailler de manière plus efficace en limitant les risques de divagations inutiles.
Une limite de temps impose une discipline dans la planification de l'agenda de la réunion. Les sujets doivent être sélectionnés avec soin, en mettant l'accent sur les questions cruciales. En outre, cela vient encourager une meilleure organisation de la réunion, avec un début et une fin bien définis.
Combine de temps doit durer une réunion ?
La durée de réunion doit être cohérente. La durée idéale d'une réunion dépend de l'objectif spécifique. Certaines réunions peuvent nécessiter une brève discussion de 30 minutes, tandis que d'autres peuvent justifier une réunion d'une heure. Il est important d'adapter la limite de temps en fonction de l'objectif de chaque réunion.
Selon plusieurs études, la durée d'une réunion ne doit pas excédé 37,5 minutes.
Avec ces conseils, vous aidez vos collaborateurs à respecter les échéances et les contraintes de calendrier. Ces temps d’échange définis favorisent la ponctualité et la gestion du temps, ce qui est essentiel pour atteindre les objectifs de manière efficace.
Limitez le nombre de participants
Les réunions avec un grand nombre de participants sont souvent moins productives. Invitez uniquement les personnes dont la présence est nécessaire pour atteindre l'objectif de la réunion. Vous réduirez ainsi le risque de discussions hors sujet et permettez à chaque participant de contribuer activement.
En limitant le nombre de participant, vous assurez :
- La concentration des intervenants clés : vous assurez que seules les personnes directement impliquées ou nécessaires à la prise de décision ou à la discussion de sujets spécifiques sont présentes. Vous garantissez que les intervenants clés sont au centre de l'attention, ce qui est essentiel pour atteindre les objectifs de la réunion.
- La participation de tous : Lorsque les participants se sentent noyés dans une foule, ils sont moins enclins à contribuer activement à la discussion. En limitant le nombre de participants, chaque personne a davantage l'opportunité de s'exprimer, de poser des questions et de partager des idées de manière plus active, ce qui favorise l'engagement.
- Une gestion plus fluide : Des réunions avec un grand nombre de participants peuvent être difficiles à gérer, en termes de gestion du temps et de la discussion. Limiter le nombre de participants facilite la gestion de la réunion, la répartition des rôles et la prise de décision.
- Une plus grande flexibilité : Vous pouvez adapter la liste des participants en fonction de l'objectif de chaque réunion. Certaines réunions peuvent nécessiter la présence de plus de personnes, tandis que d'autres peuvent être plus restreintes.
Privilégiez l'efficacité de la réunion
Favoriser un environnement propice à l'efficacité des réunions est primordial. Vous devez vous assurez que les participants sont préparés à l'avance en fournissant les informations nécessaires et les encouragent à la participation afin de réduire les monologues interminables.
Pour cela, vous pouvez mettre en place quelques actions qui vous aideront à rendre vos réunions plus efficaces :
Préparer vos réunions en avance : Une réunion efficace commence bien avant que les participants ne se réunissent. Encouragez les participants à se préparer en amont en fournissant des documents, des informations et un ordre du jour avant la réunion. Chacun pourra se familiariser avec les sujets à l'ordre du jour, de réfléchir aux questions importantes et de se préparer à contribuer de manière active.
Participation active : Encourager activement la participation de tous les membres de l'équipe. Posez des questions ouvertes, sollicitez des idées et encouragez les membres à partager leurs points de vue. En engageant ses leviers, vous allez créer un environnement où chacun se sent entendu et valorisé, favorisant ainsi l'engagement.
Limitez les monologues : Comment limiter les monologues interminables ? Utilisez des techniques de gestion de réunion pour garder le contrôle sur la discussion, notamment en définissant des limites de temps pour chaque intervenant, en posant des questions de clarification et en encourageant la synthèse des idées.
Suivi des actions : Veillez à ce que chaque réunion aboutisse à des actions concrètes. Identifiez les responsables de chaque action, fixez des délais et assurez-vous que le suivi est effectué après la réunion. Le suivi est essentiel pour concrétiser les décisions prises en réunion.
Rétroaction et amélioration continue : Après chaque réunion, demandez aux participants leur avis sur son efficacité. Utilisez ces retours pour apporter des améliorations constantes à la manière dont vous gérez les réunions.
Utilisez la technologie à bon escient
La technologie peut être un atout pour mettre fin aux réunions. Assurez-vous que les outils que vous utilisez sont adaptés aux besoins de votre réseau et de vos membres.
Les outils de visioconférence, de partage d'écran et de messagerie instantanée peuvent simplifier la communication au sein de votre réseau tandis que les outils de gestion de réunion et de collaboration en ligne peuvent aider à maintenir l'efficacité des réunions en fournissant un moyen de partager des documents, de prendre des notes et de suivre les actions.
Il en existe un panel sur le marché, parmi les plus connus vous retrouverez :
- Monday
- Asana
- Trello
- Notion
Testez et choisissez l’outil qui correspondra le mieux à vos besoins pour optimiser la gestion de vos réunions.
Par ailleurs, rythmer vos réunions avec des présentations aérées, des outils digitaux pour réaliser des brainstormings ou des questionnaires.
Voici quelques logiciels qui pourraient vous intéresser :
Pour réaliser des quiz et sondages :
- Google form
- Quizlet
- Mentimeter
- Stormz
Pour faire vos brainstormings :
- Klaxoon
- Miro
Pour créer des présentations originales :
- Canva
- Prezi
Faites un suivi des décisions
Une étape cruciale pour mettre fin aux réunions est de faire un suivi des décisions prises lors des réunions.
Voici les 5 gains que vous obtiendrez en mettant en place un suivi de vos réunions :
Une réunion peut générer de nombreuses idées, discussions et décisions. Sans documentation appropriée, il est facile de perdre de vue ces éléments cruciaux. En documentant systématiquement chaque décision prise lors d'une réunion, vous créez un registre précieux de l'évolution des idées et des actions au sein de votre réseau. Finis les oublis !
Une fois les décisions prises, il est impératif d'attribuer des responsabilités claires. Les participants doivent savoir qui est chargé de mettre en œuvre chaque décision.
En plus d'attribuer des responsabilités, il est essentiel de fixer des délais pour chaque action. Les échéances créent un sentiment d'urgence et aident à maintenir le processus en marche. En établissant des dates butoirs, vous assurez que les décisions sont mises en œuvre dans les délais et que le progrès est mesurable.
Une fois les décisions documentées, les responsabilités attribuées et les délais fixés, il est nécessaire de suivre régulièrement l'état d'avancement. Les réunions de suivi, les mises à jour par courrier électronique ou les rapports périodiques permettent de s'assurer que tout se déroule comme prévu. Cela offre également l'opportunité d'apporter des ajustements si nécessaire.
En suivant les décisions, vous pouvez mesurer l'impact réel des réunions sur l'action et le progrès au sein de votre réseau. Vous pouvez évaluer si les objectifs ont été atteints, si les actions ont été exécutées en temps voulu et si des améliorations sont nécessaires pour les prochaines réunions.
Conclusion
Mettre fin aux réunions est essentiel pour les dirigeants de réseaux, que vous dirigiez une succursale, un réseau indépendant ou une franchise.
En adoptant des stratégies telles que la clarification des objectifs, la limitation de la durée, la restriction du nombre de participants, la promotion de l'efficacité de la réunion, l'utilisation judicieuse de la technologie et le suivi des décisions, vous pouvez transformer vos réunions en des moments de collaboration efficace, favorisant la croissance et le succès de votre réseau.
N'oubliez pas que le temps est une ressource précieuse, et en mettant fin aux réunions, vous la mettrez à profit de manière plus productive.
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Laurie AUBERT
Très curieuse de nature, j'ai réalisé deux mémoires spécialisés dans le marketing digital. Dans l'objectif de vous partager mes acquis, je ne loupe aucune occasion d'enrichir mes connaissances pour vous dévoiler toutes les dernières tendances pour booster vos performances grâce au digital.
