Comment professionnaliser l'approvisionnement de votre réseau ?

Introduction 

Plus votre réseau grandit plus l’approvisionnement peut être complexe. Quand vous gérez au quotidien des centaines de commandes de la part de vos adhérents cela peut même devenir source de stress. Colis perdu à Montpellier, commande livrée mais incomplète à Strasbourg… sans parler de la gestion des stocks et des inventaires : un travail de titan.

Dans une économie où la production et les flux logistiques sont de plus en plus tendus, la gestion de l’approvisionnement devient donc stratégique.

La stratégie d'approvisionnement : définition

Le management des achats correspond aux activités de sourcing fournisseurs, à la négociation et aux choix des produits et services dont vous avez besoin dans votre organisation. 

L’approvisionnement quant à lui est le process par lequel ces produits vont être commandés. 

En général il existe 3 types d’approvisionnement au sein des organisations : 

• L’approvisionnement en matières premières : ce sont les produits initiaux servant à la production ou à la fabrication de produits finis.
• Les immobilisations : ce sont des biens physiques, incorporels ou financiers, possédant une certaine valeur et qui reste dans l'entreprise pendant une durée supérieure à un an.
• Les marchandises : ce sont des biens destinés à la vente
• Mais ce n’est pas tout, il faut également prendre en compte l’approvisionnement des équipes en textile, PLV, consommables, aménagements, etc.

Les étapes du processus d'approvisionnement

Même si les elles peuvent varier selon la taille et les objectifs de la structure, voici les principales étapes à suivre :

Les enjeux de l'approvisionnement au sein des organisations qui fonctionnent en réseau

Lorsque vous êtes dans une organisation fonctionnant en réseau, la problématique d’approvisionnement se complexifie avec la croissance du nombre d’adhérents. En effet, vous êtes en temps que tête de réseau intermédiaire entre vos fournisseurs et vos adhérents. Avec une contrainte de livrer le client final à la suite. 

Il existe plusieurs challenges auxquels font face les têtes de réseaux et parmi eux :

Le suivi des commandes de chaque adhérent

L’architecture même du réseau rend le suivi des commandes complexe et chronophage. Que ce soit pour la commande de n’importe quel produit et/ou service.

Plus le réseau se développe, plus il est difficile de centraliser toutes les demandes. Entre l’adhérent qui veut personnaliser tous ses produits, celui qui commande plusieurs produits par jour mais pas en même temps. 

Il y a des fournisseurs que l’on n’arrive jamais à joindre et les transporteurs qui parfois ont des problèmes de transport. 

Il y a les problèmes de stocks à gérer sans compter les commandes qui tombent chaque jour par téléphone, par mail, par messagerie instantanée. 

Résoudre les problèmes de suivi des commandes, des erreurs de commande et les prévisions imprécises, sont un réel challenge.

Le suivi des commandes permet donc d'éviter les erreurs dans la chaîne d'approvisionnement, de réduire les coûts et d'améliorer le service. Il permet aussi d’éviter les pertes et ruptures de stocks.

La livraison au bon endroit et au bon moment

Que ce soit pour une opération commerciale ou pour approvisionner le point de vente de ses produits métier il est impensable qu’une livraison n’arrive pas au bon endroit au bon moment.

Imaginez un de vos restaurants qui se voit livré de la commande d’un autre dont les prévisions de vente ne sont pas du tout les mêmes : bonjour le cauchemar.

Si une commande n’est pas livrée à temps et au bon endroit, cela peut causer de nombreux problèmes comme :

• Des ventes perdues : si les membres de votre réseau ne reçoivent pas le produit commandé ou pas en temps et en heure c’est l’adhésion à votre centrale d’achats qui peut s’en retrouver endommagée. En effet, votre adhérent aura tendance à aller se fournir en local auprès d’autres fournisseurs et vous perdez ainsi toute la traçabilité et toute la force du réseau.
  
  
• Mauvaises critiques de la part des membres du réseau : vous le savez, vos adhérents sont des clients critiques. Ils ne manqueront pas de vous faire remarquer des choses qui ne sont pas optimales. De plus, lorsque l’on décide de se lancer dans le modèle du réseau, on est en attente d’outils, de process pour être performant au quotidien. 
  
  
• Et par répercussion une mauvaise réputation auprès de clients finaux : qui dit membre du réseau pas satisfait à cause d’un approvisionnement trop approximatif, dit des clients finaux impactés.  

Optimisez l’approvisionnement de votre réseau avec l’outil marketplace  

Le rôle de la marketplace interne est de proposer à chaque membre de votre réseau de commander directement tous les produits et services dont il a besoin au quotidien pour générer du business.

Vous pouvez ainsi proposer :

• Produits métiers
• Outils de communication
• Consommables
• EPI
• Services généraux
• Textile
• Objets publicitaires
• PLV
• Services (accords cadre téléphonie, etc.)
• Et bien d’autres

Les fonctionnalités standards de la marketplace

Catalogue produits et services et punch out :

Le punch out correspond à un catalogue produit en ligne qui permet à vos adhérents de passer commande à n’importe quel moment. C’est une véritable plateforme d’approvisionnement BtoB qui rassemble tous vos fournisseurs au même endroit. Si votre catalogue produit change régulièrement, cette solution sera particulièrement adaptée pour votre réseau. 

Multi-fournisseurs  

Vous utilisez une plateforme pour le print, une pour les achats généraux, une pour les EPI, une pour...?

Avec la gestion multi-fournisseurs, vous proposez tous vos produits et services sur votre marketplace !

Grâce à notre fonctionnalité multifournisseur, l'adhérent peut passer une commande unique avec l'ensemble des produits et services fournis par la tête de réseau. Chaque fournisseur reçoit sa commande pour préparation et livraison. Les fournisseurs remontent également les informations de livraison grâce à une interface intermédiaire simple et intuitive. Le statut de vos commandes se met à jour instantanément.

Automatisation des stocks et alertes:

Gagnez en productivité en limitant les erreurs et en évitant les ruptures. La gestion des stocks automatisée améliore la satisfaction de votre réseau. Vous pouvez aussi paramétrer des alertes permettant des réapprovisionnements directs avec vos fournisseurs.

Raccordement avec l’ensemble des logiciels (logistique, ERP, etc.) 

L’intérêt de la marketplace prend tout son sens lorsqu’elle communique avec l’ensemble de votre éco-système. Le but est d’automatiser les flux au maximum. Ainsi, la marketplace peut récupérer les informations de connexion de votre réseau via votre CRM, envoyer les commandes dans votre ERP et système de facturation, être reliée à votre logisticien, etc. 

KPI et Dashboard personnalisés en temps réel :

La marketplace doit vous permettre d’analyser en temps réel tous les KPI métiers (achat, vente, marketing, logistique...) de votre organisation. 

Des fonctionnalités adaptées aux organisations qui fonctionnent en réseau

Personnalisation des produits en ligne :

L’engagement de votre réseau à l’outil marketplace résidera également en votre capacité à offrir la possibilité de personnaliser en ligne la plupart des produits. Que ce soit sur du goodies, des affiches, préconisez un outil qui permettra à vos adhérents d’y intégrer leurs coordonnées et leurs spécificités locales.

Commande groupée :

Réalisez des économies d'échelle en proposant un système de commande groupée. Coordonnez votre réseau sur l'achat d'un produit et permettez-leur de faire des économies collectivement grâce à des paliers de tarifs dégressifs. Définissez une période pour votre commande groupée selon les quantités accumulées, vous pourrez accepter ou refuser ces commandes.

Pré-commande :

Jugez de l'appétence d'un produit sans prendre le risque de stocker grâce à un système de précommande. Permettez à votre réseau de réserver des produits avant même qu'ils soient disponibles. Vous avez un nouveau produit à commercialiser, mais son délai de fabrication est important ? N'attendez pas ! Proposez à votre réseau de précommander sa future PLV ou son nouveau produit avant même qu'il soit fabriqué.

Dotations automatiques :

Envoyez à l'ensemble de vos adhérents une commande pour une opération spéciale en seulement quelques clics (opération de fin d'année : calendrier, chocolat, etc.).

Conclusion 

En optant pour une solution centralisée telle que la marketplace, vous pourrez centraliser un ensemble de dispositifs essentiels dans votre politique d’achats et approvisionnement.

Bien que des outils d’e-procurement existent et permettent de répondre aux problématiques des appels d’offres ou encore des négociations avec les fournisseurs des achats stratégiques, la marketplace va au-delà et répond à des besoins achats non stratégiques également. C'est un véritable outil centralisateur.

Par ce biais, vous n’aurez plus besoin de gérer individuellement les achats de vos adhérents en matière de petites fournitures de bureau, commandes de prestation de services, etc. La plateforme simple d’utilisation qu’offre une marketplace met à disposition tout ce dont vos adhérents ont besoin quotidiennement.