E-procurement : guide complet pour une digitalisation des achats réussie

Acheteurs, comment gérez-vous vos approvisionnements et achats pour maîtriser et diminuer vos coûts et ainsi rester compétitifs ?

Parmi les leviers à activer, vous avez forcément en tête l’e-procurement. Mais l’avez-vous déjà inclus dans votre stratégie ?

Nous allons partager dans ce guide, tout ce que vous devez savoir sur l’e-procurement.

Découvrons pas à pas comment réussir votre digitalisation des achats et des approvisionnements pour être performant au quotidien.

Qu’est-ce que l’e-procurement ?

Que signifie le terme e-procurement ?

Le terme e-procurement est un anglicisme composé du terme « procurement » ou « approvisionnement ». Par définition, c’est une opération dite logistique qui consiste à livrer un tiers d’un bien (fournitures, matières premières, produits métier, etc.) ou d’un service. Le préfixe « e » quant à lui signifie « electronic ».

En langue française, l’e-procurement signifie explicitement « approvisionnement en ligne ». Finalement, cette appellation désigne la gestion centralisée des approvisionnements d’une entité sur une même plateforme.

Initialement, le e-procurement correspondait à la dématérialisation des catalogues d’achats indirects principalement. Cela permettait aux entreprises d’avoir un accès simplifié aux produits et faciliter le processus de commande entre les entreprises. De fil en aiguille, ce terme s’est élargi et englobe désormais la digitalisation de toute la gestion des approvisionnements.

À qui s’adresse l’e-procurement ?

Premièrement, il est important de souligner que la notion d’e-procurement est uniquement utilisée dans le secteur BtoB ou Business to Business, secteur où les achats se font entre les entreprises. Il permet à ce secteur de centraliser leurs achats, processus qui est différent du secteur BtoC.

En effet, le secteur du BtoC, business to Customer exclut l’e-procurement qui ne s’aligne pas aux attentes et qui est réservé aux achats personnels. À la différence, une plateforme d'e-procurement intègre des fonctionnalités plus poussées que sur une solution e-commerce BtoC. 

La solution d’e-procurement concerne l’ensemble des personnes qui elles-mêmes interviennent tout au long du cycle d’achat.

• En premier lieu, le service achats qui définit la stratégie achats de l’organisation. Ce service est en lien direct avec les fournisseurs qui font ainsi partie du processus. 

• Les utilisateurs finaux qui passent les commandes de produits et/ou services tels que les adhérents dans les réseaux de distribution. 

• S’il y a, les valideurs des commandes

• Enfin, le service comptabilité et finance qui va effectuer les rapprochements comptables entre les commandes et les factures et procéder aux différents paiements.

En somme, c’est un outil électronique qui apporte une grande aide aux entreprises et notamment aux grandes entreprises qui réalisent un volume d’achats plus conséquent. Elle met en relation directe et de manière instantanée tous ces utilisateurs qui peuvent en un seul clic avoir accès aux informations qui les concernent sans devoir passer par d'innombrables mails. 

Comment fonctionne l’e-procurement ?

L’e-procurement se compose de trois grandes étapes qui interviennent à la fois côté utilisateurs/clients et fournisseurs et visant à améliorer et fluidifier le quotidien : 

Amélioration de l’accessibilité à l’offre de produits et services : 

• Côté utilisateurs ou tête de réseau, voici la question que l’on peut se poser : comment puis-je mettre à disposition de mes points de vente l’ensemble de l’offre de manière accessible, ergonomique, fluide et en temps réel ? 

Finis les catalogues de produits et/ou services envoyés régulièrement au cours de l’année, les solutions e-procurement vous offrent une plateforme dédiée où vous pouvez mettre à jour en temps réel vos produits et services à vos utilisateurs.

Tout comme un site e-commerce, vous pouvez ajouter de nouveaux produits dès que vous le souhaitez en un rien de temps. Grâce à des identifiants individuels, les points de vente pourront entrer sur la plateforme BtoB et naviguer sur tous les produits et services à disposition.

• Côté fournisseurs : comment puis-je récupérer facilement les informations liées aux produits disponibles (stocks, prix, description, etc.)

Une fois la négociation et la validation des produits avec votre client, chaque produit sera alors créé et relié directement avec son fournisseur. Cette liaison permet, pour chaque produit, d’avoir une vision sur ses stocks en temps réel. A chaque commande passée, les modifications de stocks sont automatiques et permettent d’éviter les potentiels problèmes d’inventaire. 

Amélioration du processus de commande de ces produits 

• Côté utilisateurs : comment passent-ils les commandes ? Via un outil en ligne, par méthode plus administrative ? Quels workflows de validations dois-je mettre en place ?

Chaque utilisateur  sélectionne le produit, la quantité et peut même personnaliser ses produits si cela est proposé. Une fois ajouté au panier, il passe une commande comme dans le cadre d'un site e-commerce BtoC. En tant que tête de réseau, vous ne vous occupez de rien, la commande est automatiquement envoyée aux fournisseurs impliqués grâce à des workflows de validation.

• Côté fournisseurs : comment est intégrée la commande chez mes fournisseurs ? Comment est-elle traitée ? 

Toutes les commandes associées à vos produits et services seront reliées avec vos systèmes. La solution de e-procurement prend en compte votre stock afin de valider ou non le processus et enclencher la commande. Dès lors, vous serez automatiquement notifié qu’une nouvelle commande a été effectuée afin qu’elle puisse être préparée dans votre entrepôt.

La facturation

Cette étape est très importante dans le bon fonctionnement du cycle d’achat. Souvent réfléchie en dernier lieu car elle clôture le processus, la facturation est très importante et doit être pensée en début de projet. 

• Côté utilisateurs : quels modes de paiements dois-je proposer à mes utilisateurs ? comment récupèrent-ils leurs factures ? 

Le règlement peut se faire de différentes manières et selon vos préférences. Vous pouvez proposer un ou plusieurs moyens de paiement tels que le paiement direct, à crédit, l’affacturage, etc.

• Côté fournisseurs : quel processus dois-je mettre en place pour un rapprochement comptable clair et simple ?

Après validation de la commande, le fournisseur reçoit automatiquement sa facture dématérialisée sur son propre logiciel de facturation ou son ERP. De même que pour les utilisateurs, le règlement est décidé en amont et peut être opéré par différent moyen en fonction des contraintes de chacune des partis. 

De l’acheteur au responsable des approvisionnements

L’évolution de la fonction achats

La fonction achat n’a cessé d’évoluer depuis son apparition dans les années 1850 lors de l’essor industriel. 

À la suite des grandes guerres mondiales, la fonction achats a connu des temps difficiles et des divergences quant à son intérêt. C’est alors qu’à l’époque des trentes glorieuses elle est considérée comme une fonction plutôt « administrative ».  

Suite au choc pétrolier des années 70, la fonction achats est de plus en plus reconnue. On passe à une fonction achats « moderne » où son rôle est essentiellement de faire une veille active, d’animer les réseaux de fournisseurs et de contribuer à l’identification de l'innovation. 

La fin des années 90 marque la reconnaissance du rôle commercial et stratégique des achats dans la gestion des ressources externes.

Après de nombreuses crises économiques et financières début du 21ème siècle, la fonction achat s’est construite et développée autour de la fonction approvisionnements tant dans l’industrie que dans le secteur tertiaire. Elle prend désormais un nouveau rôle dans la maîtrise du risque.

Finalement, l'évolution de la fonction achats a été marquée par les crises économiques qui n’ont cessé de réinventer la place et les multiples rôles de la fonction achats. Au fil des années, elles ont fortement mis en avant la position stratégique de cette fonction. 

Désormais, elle apparaît comme un levier de performance indéniable au sein des entreprises. Il ne s’agit plus de répondre uniquement à une demande plus ou moins forte selon les périodes mais de : 

• Tisser une relation privilégiée avec les fournisseurs qui deviennent de véritables partenaires. L’objectif étant de limiter les risques liés aux approvisionnements.

• D’optimiser les coûts. L’optimisation financière reste un des objectifs principaux de la fonction achats.

• De rendre l’ensemble de la supply chain accessible rapidement, tout en ayant le contrôle sur chacune des étapes avec des outils simples et intuitifs.

• D’exceller dans la gestion et l’optimisation des stocks.

• De mettre en place des indicateurs de suivi de la performance achats.

Pour remplir ces objectifs, il est nécessaire d’automatiser les tâches opérationnelles pour se concentrer sur la stratégie et cela passe par la mise en place d’outils performants et par la digitalisation.

La fonction achats porte sur tout le processus lié à la gestion des achats et notamment sur : 

• Les activités de sourcing des fournisseurs

• La négociation et la sélection des produits et services 

• La contractualisation 

• Les modalités de paiements

Il existe aujourd’hui plusieurs typologies d’achats en entreprise : 

• Les achats de classe A qui font en général référence aux matières premières nécessaires à la fabrication des produits métier de l’entreprise.

• Les achats de classe B qui sont le plus souvent associés à tout ce qui est nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise. Cela peut être par exemple du matériel informatique, le parc automobile, etc. 

• Les achats de classe C quant à eux représentent ce que l’on appelle les achats généraux (fournitures de bureau, équipements de protection individuelle, etc).

Si vous souhaitez plus d’informations sur les différents types d’achats, leurs caractéristiques et enjeux, n’hésitez pas à consulter notre article, « Achats de classes A, B et C, différences, caractéristiques & enjeux ».

Les approvisionnements quant à eux sont le processus par lequel ces produits et services sont commandés. Il comporte plusieurs étapes, il s’agit du « purchase to pay » que nous détaillerons dans la partie suivante. 

L’évolution du comportement de l’acheteur BtoB

Là où auparavant les fournisseurs étaient les seuls à détenir des informations et à décider ce sur quoi ils souhaitaient communiquer, dorénavant internet regorge d’informations. 

Tout comme l’acheteur BtoC, l’acheteur BtoB se veut « online, digital, connecté ». 

Même si son objectif final n’a pas changé : acheter aux meilleures conditions, son comportement lui a fortement évolué et il se rapproche de plus en plus de son cousin BtoC : volatile et exigeant. 

En effet, l’acheteur BtoB est autonome, il cherche ses informations en ligne et recueille des avis pour faire le sien. Le premier moyen d’analyse reste les moteurs de recherche sur lequel ils vont effectuer plus d’une dizaine de recherches sur le produit ou service souhaité. Cela rend sa décision d’achat plus longue et réfléchie, car il prend le temps de comparer. Attention donc aux arguments de vente sélectionnés !

Au-delà de répondre à ses attentes, il attend qu’on lui fasse des suggestions pertinentes et que l’on anticipe ses besoins. Il a besoin de se sentir écouter et de valider que vous êtes le bon prestataire pour lui permettre de solutionner les problématiques et atteindre ses objectifs. 

La concurrence est rude sur le marché, l’acheteur BtoB attend donc le prestataire qui saura se démarquer, quoi de mieux que de lui offrir une expérience inédite ? Et pour cela, un grand nombre d'outils et de stratégies existe.

Le moment d’entrer en relation avec le fournisseur est donc largement retardé. Tout comme la phase de présélection, le lien fournisseur/acheteur à lui aussi évolué. Désormais, les acheteurs BtoB sont plus que débordés et ne souhaitent plus être submergés par des mails de prospection trop agressifs. La mise en place d'une relation efficace avec votre fournisseur est un parti à prendre pour séduire votre acheteur. 

Finalement, il convient de modifier la stratégie marketing et commerciale pour s’adapter à ses nouveaux comportements.

En route vers la digitalisation des achats, des approvisionnements et de la logistique

L’évolution technologique n’a fait qu’intensifier le déploiement de la fonction achats. Ces dernières années l’utilisation des moteurs de recherche ainsi que des mobiles n’ont fait que croître. Dans ce contexte et pour répondre à de nouveaux besoins, de nouvelles solutions sont apparues. En l'occurrence les médias sociaux apportent de nouvelles informations sur les nouvelles solutions créées.

À ce titre, la digitalisation du commerce électronique ou encore l’émergence de solutions digitales telles que les ERP (progiciel de gestion intégré) ou les SRM (progiciel de gestion des relations fournisseurs) ont permis de mieux gérer la gestion des approvisionnements.

Outre cela, les besoins des acheteurs sont de plus en plus complexes, désormais ils recherchent une nouvelle dynamique dans leur relation commerciale, une facilité à trouver l’information et avoir une certaine reconnaissance. D’autre part, la hausse de la concurrence n'a fait qu’accélérer l’évolution de la fonction achats en véritable processus digitalisable. 

Dans ce nouveau contexte, l’e-procurement apparaît comme la réponse aux nouvelles attentes de notre environnement.

La place du e-procurement dans le "Purchase to Pay" 

Le purchase to pay aussi nommé procure-to-pay, regroupe l’ensemble des processus organisationnels et informatiques liés aux achats d’une organisation jusqu’au paiement.

Comme vu précédemment cela couvre 3 activités : la sélection des produits, le processus de commande ainsi que la gestion de paiement et de facturation. 

La sélection des produits et des demandes d’achats

La gestion des achats est généralement occupée en entreprise par une fonction achats. C’est un domaine qui répond à divers objectifs plus ou moins approfondis selon la taille de chaque organisation. 

Ces objectifs comprennent plusieurs sous-activité. 

En premier lieu, la fonction achats doit opérer des achats dit stratégiques où elle doit identifier le besoin, les fournisseurs qui pourraient intervenir, évaluer et confronter ces deux aspects afin de sélectionner le ou les fournisseurs en mesure de répondre aux besoins. 

Dans un second temps, la fonction achats doit définir les critères de sélection de fournisseurs notamment en terme budgétaire et ainsi sourcer les bons fournisseurs pour les produits et services identifiés. Par ce moyen, il sera désormais possible de négocier avec les fournisseurs pour la réalisation d’un contrat liant les deux partis par des exigences d’exécution ainsi que des tarifs prédéfinis.  C’est ce qui est appelé la gestion contrat. 

Le processus de commande

Une fois les éléments mis en place pour l’organisation des achats, il convient de dissocier le processus de commande même. Ce cheminement débute dès la recherche et la mise au panier du produits et/ou services puis à l’émission de la commande à son ou ses fournisseurs, qui valide(nt) ou non selon des critères précis.

Pour donner suite à l’autorisation de la demande, le bon de commande est émis. Les marchandises commandées auprès de ces fournisseurs sont contrôlées, réceptionnées puis mises en carton et envoyées au destinataire final. 

La gestion de la facturation et du paiement

Enfin, le P2P se finalise par la gestion de la facturation qui comprend la réception et le traitement de la facture, majoritairement dématérialisée, relié à un outil ERP, puis la communication et le paiement aux fournisseurs en temps et en heure. 

Les défis de l’e-procurement

Gérer les achats sauvages, hors procédures (classe C)

Un des premiers défis de l’approvisionnement en ligne est de savoir gérer les achats sauvages. Par ce terme, on entend toutes les dépenses faites par les entreprises pour répondre à des besoins ponctuels et irréguliers dans le but de faire face à des événements du quotidien. Ils représentent par exemple les fournitures de bureau essentielles à la vie quotidienne d’un salarié en entreprise mais cela peut également être du matériel d’hygiène nécessaire dans de nombreuses entreprises ou encore en milieu médical. 

Caractérisés par des achats urgents, ils cachent souvent plusieurs coûts cachés qui, additionnés peuvent former un budget conséquent. D’autre part, ces achats n’étant pas destinés à la vente, impactent directement la marge de l’entreprise. C’est en ce sens qu’ils représentent un frein de performance et de développement pour une entreprise s’ils ne sont pas bien gérés.

Améliorer les relations avec vos fournisseurs

Il est parfois difficile de trouver la bonne manière de communiquer avec ses fournisseurs et de bien relayer toutes les informations essentielles.

En apportant plus de souplesse et de flexibilité à la gestion des approvisionnements, l’e-procurement doit permettre d’améliorer le traitement de l’information entre les fournisseurs et les entreprises et par conséquent sur la relation que celles-ci entretiennent.

Grâce à l’accessibilité de la solution, chacune des deux partie retrouvent sur un même outil toutes les informations dont elle a besoin pour permettre un approvisionnement optimal. 

Raccourcir les cycles d’achats

Bien souvent, les entreprises rencontrent des problèmes en termes de délais de cycle d’achats qui sont, bien souvent, plus longs que ce qui était prévu initialement.

Le rallongement du cycle d’achats peut être expliqué par plusieurs facteurs : 

• Une phase de négociation plus longue
• Un retard sur des spécificités techniques
• Un cahier des charges établi sur du plus long terme
• Une impossibilité à débuter un processus ou un allongement des délais

Dans ce contexte, le lancement d’une plateforme d’e-procurement doit pouvoir remédier à ces dérèglements et raccourcir ce cycle d’achats qui nuit parfois aux bonnes relations entre les parties. 

Bénéficier d’indicateurs précis et fiables

Lorsque l’on travaille dans la fonction achats, les chiffres ont toute leur importance. Ils se doivent d’être précis et transparents. 

Toutefois, ceux-ci peuvent être erronés lorsque les décisions sont prises sur de mauvaises données telles que des pénuries ou au contraire un surplus de stocks.

En informatisant tout le processus d’approvisionnement, l’e-procurement doit répondre à ce problème en rendant plus fiables et exacts ces indicateurs clés. 

Les principaux outils du e-procurement

Les plateformes d’e-procurement BtoB

Le fonctionnement des plateformes d’e-procurement 

En entreprise, il est commun de retrouver plusieurs outils pour organiser l’approvisionnement tels que les logiciels ERP, de facturation, de comptabilité, de logistique, … 

Une plateforme d’e-procurement BtoB permet de rassembler tous ces outils relatifs au processus achats sur une seule et même interface, du catalogue produits jusqu’au suivi logistique.

Tout compte fait, c’est un ensemble d’outils réunis sur une même plateforme qui va permettre à une entreprise d’optimiser ses ventes, de faciliter les transactions commerciales qu’elle effectue auprès de son réseau de distribution directement lié entre le client et les fournisseurs et inversement. 

Les principales fonctionnalités des logiciels d’e-procurement

L’adoption d’un outil d’e-procurement permet d’intégrer de nombreux outils utilisés séparément sur une même plateforme. En somme, il permet une vision centralisée du processus achats en rassemblant :

• La gestion des fournisseurs (approvisionnement et contrat)

En premier lieu, l’e-procurement vous permet d'optimiser la gestion de vos fournisseurs tout au long de votre collaboration. D’une part, cette partie du logiciel vous permet de négocier les prix, d'analyser la performance de vos fournisseurs, et d’autre part, de synchroniser l’ensemble des commandes avec leurs entrepôts. 

• Gestion du catalogue produits ou le Punch out

Une solution d’e-procurement joue le rôle d’un catalogue produits, c’est ce que l’on nomme : le Punch out. Ce terme fait référence à un catalogue de produits et services en ligne qui met en relation l’environnement d’achat des entreprises et la solution web de leurs fournisseurs. 

De cette façon, vos acheteurs peuvent, à n’importe quel instant, avoir accès aux produits et services de vos différents fournisseurs que vous mettez à disposition sur votre site internet. Outre cela, les modifications que vous apportez sont saisies en temps réel, nul besoin de réimprimer un second catalogue.

• Gestion des demandes d’achats et des commandes – workflow de validation

Par la suite, les adhérents commandent les produits/services nécessaires à leur points de vente. Lorsque l'acheteur effectue sa commande, il est probable que certains produits ne proviennent pas du même fournisseur, c’est là qu’intervient l’e-procurement qui gère également la gestion des demandes d’achats et des commandes.  Tout ce processus est parfaitement automatisé,  les demandes d’achats sont examinées et chaque fournisseur reçoit les produits à expédier.

• Gestion de la facturation fournisseurs

Dans la continuité du processus d’achats, la facturation est, elle aussi, automatisée lorsque vous mettez en place un système d’e-procurement. Tout en étant sécurisée, la facturation électronique permet de faire le rapprochement avec la commande et de déclencher, ensuite, le paiement.

• Analyse de la donnée

En synchronisant l’ensemble des procédés d’achats sur un seul et même outil, les données sont centralisées et reliées, permettant d’avoir une analyse plus viable. 

• L’importance de l’inter-connectabilité (solution plug and play : OMS, TMS, WMS, marketplace)

L’inter-connectabilité est une des fonctionnalités majeures des plateformes d’e-procurement BtoB. Tout comme un système plug and play, vous pouvez connecter tous les outils que vous utilisez quotidiennement dans la gestion de vos achats à votre solution d’e-procurement.

A titre d’exemple, les logiciels OMS, CRM, WMS ou encore votre ERP font partie des outils connectables. De cette manière, toutes vos données sont centralisées sur une seule et même plateforme. 

D’autres fonctionnalités existent selon les outils d'e-procurement, par exemple le monitoring, l’approbation, le contrôle, la vérification, la validation, la gestion documentaire, les factures électroniques, le rapprochement de factures, la gestion des retours,...

Les marketplaces BtoB : la nouvelle alternative pour aller plus loin dans e-procurement

Qu’est-ce qu’une marketplace ?

Les places de marché communément appelées « marketplaces » sont des plateformes digitales dont le but est de mettre en relation des vendeurs et des internautes acheteurs.

La marketplace est donc un lieu d’échange commercial virtuel. Lorsque tous les acteurs sont des professionnels, on parle alors de marketplace B2B.  

Quelles sont les avantages de la marketplace ?

• Autonomie des fournisseurs dans l’intégration de l’offre

La marketplace est un outil intuitif aussi adapté aux fournisseurs. 

Chaque fournisseur dispose de son propre compte avec son identifiant et peut intégrer facilement des produits ou services. 

Plusieurs modules leurs sont dédiés pour permettre de suivre chaque commande ainsi que la performance commerciale au travers de tableaux de bord, et cela, de façon complètement autonome. 

• Centralisation de l’offre multi-fournisseurs

Vous êtes en relation directe avec plusieurs fournisseurs qui n’utilisent pas les mêmes outils de gestion ?

La marketplace rassemble tous vos fournisseurs sur la même plateforme. 

Derrière chacun des produits ou services que vous mettez à disposition de vos utilisateurs se cache un fournisseur que vous aurez renseigné.

Lorsqu’un de vos adhérents passe commande de plusieurs produits de différents fournisseurs, chaque fournisseur recevra sa commande, c’est là tout l’avantage d’une marketplace. 

• Ergonomie vs logiciel

Fini les logiciels internes longs, complexes à utiliser et peu intuitifs. La marketplace se veut moderne et intuitive.

Semblable à un site en ligne e-commerce, son utilisation est fluide et permet une prise en main rapide de l’outil. 

Retrouvez notre infographie sur les différentes types de marketplace d'e-procurement BtoB. 

• Déploiement de l’offre de bout en bout ou fulfillment

L'outil marketplace vous permet de suivre les processus du début à la fin c'est à dire de l'approvisionnement de vos produits à la facturation de ceux-ci. Tout est définis, tout est tracé et vous permet d'être analysé. 

Les bénéfices du e-procurement

Les bénéfices de l’e-procurement sont multiples, et cela autant du côté de l’entreprise que des fournisseurs avec lesquels vous collaborez. 

Les fournisseurs disposent dorénavant d’un outil centralisé transparent qui facilite la bonne maîtrise des contrats, des commandes et des contrôles. 

L'entreprise possède une meilleure visibilité sur ses dépenses, elle assure un suivi plus qualitatif sur les commandes et sur les délais de livraison.  

• Réduction des coûts : 

Par l’outil d’e-procurement vous bénéficiez d’une vision globale et centralisée sur les achats et ainsi vous éviterez les doubles dépenses. 

D’autre part, la dématérialisation des documents vous permettra de réduire voire supprimer les coûts associés aux systèmes papiers. 

• Supprimer les tâches chronophages et donc gagner du temps

Les workflows de validation vont vous permettre un gain de temps considérable, vous n’aurez plus à valider une à une les commandes passées par vos utilisateurs. 

Par ailleurs, la configuration que vous aurez prédéfinie vous fera également gagner du temps sur les prochains ajouts de produits, de services, de fournisseurs ou encore les moyens de paiement et livraison. 

• Limiter les erreurs

En intégrant tous vos outils, vous rassemblez également toutes vos données. Elles sont donc toutes liées et corrèlent parfaitement entre elles.

Grâce à cela, vous limitez les erreurs en ayant à disposition des données plus fiables qui vous permettent de prendre de meilleures décisions. 

La digitalisation permet aussi : 

• L'optimisation de la supply chain

Composé de plusieurs étapes, la digitalisation permet de rapprocher l’offre et la demande, de faciliter la communication avec les fournisseurs, vous et vos utilisateurs et de simplifier toute la logistique liée à la l’envoi des commandes.

En somme, toute la chaîne de logistique est optimisée et cela vous permet d’être plus rapide et de proposer de meilleur services.

• L'amélioration de la gestion des stocks

Fini les tableaux Excel, la digitalisation offre la possibilité de synchroniser, pour chaque produit, le stock en temps réel.

Cette automatisation permet un gain de temps et de performance considérable pour améliorer toujours plus sa gestion des stocks et éviter toute préoccupation d’inventaire, de sur-stockage ou sous-stockage. 

Oui Care : comment mettre en place une marketplace à destination de l’ensemble du réseau d’agences 100% intégrée au service achats ?

Le Groupe Oui Care est leader dans le secteur des services à domicile. Il réunit des marques expertes du quotidien et du mieux-être, en France et à l’étranger. Le savoir-faire de leurs 20.000 collaborateurs participe à l’équilibre de vie de leurs clients : s’occuper des proches, des aînés, des plus jeunes, de la maison, du jardin...

Le Groupe en chiffres :

• 10 marques

• + de 18 000 collaborateurs
• + de 110 000 clients
• 348 M€ de CA en 2019

Les métiers du Groupe :

C'est également un acteur engagé sur les sujets sociétaux dont la lutte contre les violences faites aux femmes et contre les inégalités femmes/hommes portée par le Fonds de Solidarité Oui Care et également la question du bien vieillir portée par l'Institut Oui Care.

Le service achats :

Nos interlocuteurs pour ce projet étaient le département achats et finance du Groupe avec :

• Julien Guliana - Directeur Administratif et Financier (DAF / CFO)
• Pierrick Roche - Responsable Achats Groupe & Services Généraux
• Rémi Garel – Acheteur Groupe Services Généraux

Pour ce cas client, l’interview a été réalisée avec Rémi Garel.

    « Je suis Acheteur Groupe depuis maintenant un peu plus de deux ans. J’interviens     sur différents périmètres pour le siège basé au Mans et pour les agences situées           dans toute la France. Mes principales missions sont la gestion du parc automobile       (relations constructeurs, loueurs, carrossiers...) comprenant 1700 véhicules ainsi         que la gestion de la marketplace du Groupe où les agences peuvent commander         de l’imprimerie, des goodies, du textile, du mobilier, de l’électroménager, des EPI         entre autres ».

Le challenge : repartir de 0 afin d’arriver à une solution 100% intégrée au service Achats du Groupe

Le Groupe Oui Care avait déjà mis en place une plateforme de commande pour son réseau. Mais celle-ci étant entièrement sous-traitée par le partenaire technique, le Groupe ne pouvait en gérer ni les achats, ni son administration.

Cela ne correspondait plus à leurs objectifs internes. Il fallait donc trouver une autre solution technique.

Le défi était double :

• Trouver une solution technique répondant aux objectifs d’être 100% intégrée au service achats du Groupe : du besoin du client jusqu’à la mise en ligne du produit, en passant par le stockage via un entrepôt partenaire dans la Région, ainsi que la gestion des livraisons et du SAV.
• Faire en sorte que cette nouvelle plateforme ne perturbe pas la prise de commandes des agences déjà habituées à fonctionner avec un outil.

La rencontre avec Get iT : un réseau de partenaires pour qui le local est primordial

« Nous avons connu Get iT grâce à l’un de nos imprimeurs référencés au panel, qui connaissait la solution et nos contraintes techniques ».

Depuis toujours, les valeurs de Get iT portent sur l’accompagnement. Lorsque vous vous lancez dans un projet tel que la mise en place d’un outil marketplace, il est important de prendre en considération l’écosystème existant.

Oui Care travaille avec des partenaires fidèles : imprimeurs, logisticiens, etc. et des outils internes qui fonctionnent. Il était donc primordial de nous adapter et de construire le projet autour et avec la participation de tous.

La solution : une marketplace personnalisée, aux couleurs de Oui Care entièrement administrable par le service achats et facile d’utilisation pour le réseau

Après plusieurs réunions de travail visant à qualifier les besoins du Groupe, nous avons établi un cahier des charges technique et fonctionnel.

L’accompagnement durant le cadrage est primordial pour le bon déroulement du projet afin de respecter les demandes et besoins du clients sur les fonctionnalités et surtout sur le rétroplanning.

Le cadrage projet est un document complet qui reprend les étapes du parcours clients de la marketplace étape par étape et qui permet de lister l’ensemble des besoins.

« La solution proposée par Get iT répondait parfaitement à notre cahier des charges technique, les relations humaines correspondent à nos valeurs. L’accompagnement au démarrage était premium ».

La marketplace propose aux agences différents type de produits et services en commande : 

• Services généraux
• EPI
• Goodies et textile
• Imprimerie
• Aménagement des agences
• Services

Au-delà de la marketplace « classique » Get iT, nous avons proposé plusieurs modules complémentaires afin de répondre aux contraintes techniques de notre client tels que :

• La refacturation des agences via un export comptable automatisé
• Des modules de personnalisation de produits
• Des modules de limitation de quantité au panier
• De précommandes
• Et de nombreuses autres solutions.

Un point important pour le Groupe était de pouvoir personnaliser les bannières présentes sur la marketplace en fonction de la marque auxquelles est rattaché le client interne.

Ainsi que la mise en place de groupes utilisateurs, permettant un affichage des produits personnalisés selon la personne qui ne connecte. Cela tombe bien, ces fonctionnalités font partie du package dit « de base » de la solution Get iT !

Après une formation d’une demi-journée, le Groupe Oui Care est complètement autonome dans la gestion de sa marketplace :

• Ajout de produits en ligne
• Création de comptes client
• Extraction des données chiffrées via des Dashboard (CA, panier moyen, etc.)
• Gestion des stocks et des réapprovisionnements
• SAV

Une valeur ajoutée immédiate tant pour le service achats que pour les agences

La plateforme a été lancée au mois de novembre 2021 et les bénéfices ont été immédiats pour notre client.

En quelques chiffres :

• + de 11 000 commandes ont été passé sur la marketplace depuis le 1er janvier 2022 
• + de 600 clients internes satisfaits
• + de 500 produits proposés en ligne sur la marketplace
  
  

« La fluidité de la plate-forme a grandement facilité la vie des agences. Elle est simple d’utilisation, même pour les produits avec une personnalisation en ligne ».

Quel impact ce projet a-t-il eu sur les performances de l'entreprise, du services achats ou autre service du groupe ?

« Cela nous a permis de regrouper toutes les offres de service du Groupe sur une seule et même plateforme. Nous gérons 11 marques différentes sur un seul et même outil ».

Quels sont les bénéfices qu’apporte Get iT à votre réseau ?

« De la simplicité dans la gestion de leurs commandes. De la réactivité grâce aux flux de commandes versés chez le logisticien. Nos agences sont livrées en moyenne 36 heures après avoir passé leurs commandes sur Get-iT ».

La marketplace est reliée à un réseau de logisticiens comprenant plus de 20 entrepôts partout en France. Cela permet à chacun de nos clients qui en auraient le besoin de raccorder les flux de commande.

La marketplace Get iT se doit d’être interconnectée avec l’ensemble de l’écosystème des clients. C’est un outil qui collabore aussi bien avec un CRM, qu’un ERP, qu’un outil de facturation, qu’un WMS logistique.

En 3 mots, pourriez-vous décrire votre collaboration avec Get iT ?

« Partenariat, fiabilité & productivité »

La marketplace : un outil en perpétuelle évolution

La marketplace étant un outil évolutif qui suit les besoins des réseaux, le Groupe Oui Care travaille actuellement sur de nouvelles fonctionnalités.

Notamment sur des raccordements plus poussés permettant une analyse précise des mouvements de stocks mais aussi des raccordements avec leurs fournisseurs permettant une mise à jour du catalogue produits automatisés via le punch out.

Le projet de mise en place de la marketplace du Groupe Oui Care a pris 6 mois du cadrage à la réalisation compte tenu des développements spécifiques demandés par notre client et pour que celle-ci soit opérationnelle à la fois auprès du réseau d’agences mais aussi pour l’ensemble des parties prenantes en interne : comptabilité, contrôle de gestion, etc. 

Conclusion