La dématérialisation des transactions est une étape cruciale pour automatiser les processus d'achats. Cette pratique permet de réduire les coûts liés à la gestion des documents et d'améliorer la traçabilité des transactions.
La dématérialisation des transactions est particulièrement importante dans le cadre des achats, car elle permet de simplifier et d'accélérer les processus de commande, de facturation et de paiement.
Les étapes de la transaction
Étape n° 1 : l’accès à l’offre
La première étape est de rendre accessible l’accès aux produits et services à l’ensemble de vos utilisateurs selon leurs besoins.
Dans votre organisation, en règle générale, vous procédez à des appels d’offres pour ensuite rédiger des devis, contrats et accords qui seront valables sur une certaine période.
Pour que vos utilisateurs puissent accéder aux produits des fournisseurs choisis, vous disposez de plusieurs possibilités :
- Les utilisateurs se connectent sur le site dédié de chacun des fournisseurs.
Le + : C’est simple à mettre en place et peu coûteux, car c’est un processus géré par vos fournisseurs.
Le - : Le gros inconvénient c’est que vos utilisateurs auront autant de plateformes de connexion que de fournisseurs choisis.
- Vous mettez en place un catalogue électronique interne accessible par vos utilisateurs.
Le + : Grâce au punch out, vous pouvez notamment rendre l’accès aux produits en temps réel. C’est un système à adopter si vous possédez un nombre de produits très important.
Le - : Ce catalogue peut être plus ou moins dynamique selon vos souhaits et possibilités.
Étape n° 2 : la commande
Une fois l’offre sélectionnée, il faut dorénavant établir la commande pour valider les biens ou prestations souhaités. Elle correspond à la phase ou le client sélectionne les produits ou services souhaités.
La commande définit la nature de la prestation, le délai d’exécution et le prix. Un fournisseur qui accepte votre commande doit faire part sous quinzaine de son acceptation de commande.
La commande est contractualisée par un bon de commande qui permet en l’occurrence de réserver le stock nécessaire pour votre commande.
Ce document génère ensuite un bon de livraison qui indique les produits a livré et leur destination.
Étape n° 3 : la facturation
La facture est délivrée au moment de la livraison du bien ou du service et atteste que la vente a bien eu lieu.
La facture correspond à une demande de paiement totale ou partielle de la commande à payer sous un nombre de jours spécifié et indiqué dans le bon de commande client. En finalité, la facture sert de reçu de paiement.
Les bénéfices de la dématérialisation du processus achat
En dématérialisant vos transactions, vous bénéficiez d’une meilleure traçabilité de vos achats. En effet, vous pouvez suivre plus efficacement l’historique de l’ensemble de vos achats, et ce, de manière plus précise. Cela permet d’une part de faciliter la gestion de la chaîne d’approvisionnement et d’autre part, d’anticiper les futurs besoins.
En dématérialisant vos processus achat, vous diminuez le temps passé à traiter les demandes d’achat. Ainsi, vous êtes plus rapide et plus efficace ce qui permet un gain de temps et par conséquent, une amélioration productivité.
Autre avantage non-négligeable, la réduction de vos coûts. La gestion des documents physiques qui comprend l’acheminement et le stockage est coûteux pour une entreprise.
Par ailleurs, la dématérialisation simplifie la collaboration entre les acheteurs et les fournisseurs. Cela permet de résoudre les problèmes plus rapidement, réduire les temps d’arrêt et améliorer la communication entre les parties.
La marketplace, véritable atout pour la dématérialisation des transactions
Vous êtes frileux à l'idée de digitaliser vos processus et notamment la dématérialisation de vos transactions, découvrez 4 raisons de se lancer dans la digitalisation de votre réseau de distribution.
La marketplace est une plateforme de commerce électronique qui met en relation des têtes de réseau avec leurs adhérents au travers de différents fournisseurs.
La marketplace permet de centraliser les transactions. Toutes leurs ventes sont regroupées en un seul endroit ce qui facilite la gestion des ventes pour l’entreprise.
En outre, la dématérialisation des transactions permet d'automatiser les processus d'achats en mettant en place des workflows électroniques. Ces workflows permettent de définir des règles et des processus automatisés pour la gestion des commandes, des factures et des paiements, ce qui permet de réduire les délais de traitement et de limiter les erreurs.
Elle apporte également des avantages en matière de visibilité. En effet, les marketplaces sont conçues pour offrir à leur audience une vision large de l’ensemble des produits et services vendus.
Enfin, la dématérialisation des transactions permet de sécuriser les échanges en garantissant l'intégrité et la confidentialité des données. Les documents électroniques sont, en effet, protégés par des dispositifs de sécurité tels que la signature électronique et le chiffrement des données.
Conclusion
La dématérialisation des transactions est une étape indispensable pour automatiser les processus d'achats. Elle permet de simplifier et d'accélérer les transactions, de réduire les coûts et d'améliorer la traçabilité des échanges. Elle constitue ainsi un levier important pour améliorer la performance des entreprises dans le domaine des achats.
