Comment centraliser les commandes de votre réseau de distribution ?

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Date

10/11/2022

Auteur

Claire VACHER

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Les récentes crises témoignent d'une chaîne d'approvisionnement fragile, avec un manque d’adaptation, de coordination et des méthodes de gestion à améliorer. Dans ce contexte, il est important pour les entreprises de s’orienter vers de nouveaux processus logistiques. Une méthode ressort aujourd’hui du lot, la centralisation des commandes, regroupant les activités d’approvisionnement au sein d’un même service. Cette standardisation décomplexifie et rend plus efficace les organisations logistiques. Découvrez tous nos conseils pour réussir la centralisation des commandes au sein de votre réseau de distribution

Pourquoi la centralisation des commandes est-elle essentielle pour optimiser les réseaux de distribution ?

Standardiser les tâches, pour optimiser votre logistique

Les enjeux d’optimisation logistique sont aujourd’hui devenus primordiaux pour le bon fonctionnement des organisations. Cependant, avec une exposition continue à des challenges mettant à l’épreuve leurs capacités d’adaptation, ces enjeux sont difficiles à maîtriser. Alors comment réussir à les anticiper, afin d’assurer une chaîne logistique performante ? Tout d’abord, nous devons garder en tête que chaque entreprise étant différente, les stratégies mises en place le seront également. Ces stratégies doivent avant tout répondre à plusieurs critères :

  • Anticipation des risques potentiels dans les délais de livraison
  • Optimisation du temps de production et baisse des coûts liés
  • Réduction des dépenses d’achats et de stockage
  • Amélioration de la satisfaction client et de l’image de marque de l’entreprise

La centralisation des commandes apparaît alors comme une méthode répondant parfaitement à cette question. Parmi les nombreuses étapes de la Supply Chain, l’approvisionnement représente une partie cruciale. Assurant la rentabilité de tout le réseau, elle se doit d’être constamment en évolution. Les dernières crises subies ont montré qu’un manque d’adaptation et de coordination d’une chaîne d’approvisionnement impactent lourdement une organisation. Certaines industries ont su profiter de ces crises pour réinventer leurs méthodes de gestion et se tourner vers un nouveau paradigme. Celui de la centralisation.

Apportant plus de simplicité à la chaîne logistique, elle regroupe les activités essentielles aux achats au sein d’un seul département :

  • Choix des fournisseurs et des marchandises
  • Négociation et passage des commandes
  • Suivi et paiement des factures
  • Remontée des stocks

Cette standardisation des tâches permet une logistique plus efficace, offrant de nombreux avantages pour l’ensemble des membres du réseau de distribution.

Améliorer les performances de toute l'entreprise

Un élément qui rassemble les entreprises, la recherche continue d’amélioration de leurs performances. C’est bien là l’avantage majeur d’une organisation centralisée, concernant aussi bien la tête du réseau de distribution que ses membres. Dans ce contexte, deux raisons majeures sont évoquées par les organisations, prouvant la pertinence de centraliser la gestion des achats. La réduction des coûts d’approvisionnement et l’harmonisation des effectifs. Par approvisionnement, nous entendons l’achat de matières premières, de produits pour les distribuer ou de consommables pour les besoins internes. Une bonne gestion de ces postes de dépenses participe grandement à la rentabilité de l’entreprise. Il va s’agir d’éviter l’augmentation des charges de surstockage et les risques liés à des engagements financiers trop conséquents. Avoir une vision exacte des besoins de son organisation est donc capital. Cela afin d’acheter au bon prix, au bon moment, et lisser ses achats dans le temps, avec des coûts moins conséquents.

Cette méthode de centralisation des commandes permet également de mettre en place des stratégies et procédures d’achats identiques pour tout le réseau. Autrement dit, quel que soit l’entrepôt, les pratiques restent similaires, à l’opposé de sites de production ou de distribution qui seraient isolés. Au-delà des pratiques, les acteurs ont, eux aussi, un rôle primordial, agissant comme de véritables experts des achats. Ce n’est pas le cas pour des collaborateurs ayant des charges de travail autres conséquentes, qui auront plus à cœur de se concentrer sur les bases de leur métier. Par la mutualisation des ressources, humaines et de moyens, la centralisation est essentielle pour une organisation achat efficace. Les processus en place sont plus compréhensibles aux yeux de tous, résultant à plus d’efficience de la part des équipes.

Une bonne gestion des commandes et une livraison dans des délais établis sont essentielles pour honorer les demandes du client final. Dans le cas contraire, une indisponibilité de marchandises pourrait impacter lourdement le chiffre d’affaires et l’image de l’organisation. La préparation et la livraison de commandes dans le respect des délais établis découlent partiellement de la disponibilité des produits en entrepôt. La centralisation prend ici tout son sens, permettant de structurer davantage la chaîne logistique et d’anticiper toute problématique éventuelle. Des approvisionnements sécurisés découlent naturellement vers des achats et donc des coûts plus maîtrisés. Tous ces gains alimentent la réussite de l’organisation et sont essentiels pour assurer ses performances.

Piloter la centralisation de son réseau de distribution : conseils et bonnes pratiques

Étudier les opportunités et la faisabilité d'une information centralisée

Il ne fait aucun doute sur les bénéfices apportés par la centralisation pour les réseaux de distribution. Néanmoins, comme pour tout projet sur le long terme, il est important d’en étudier la viabilité et la faisabilité économique. L’objectif de tout projet entrepris est de saisir une opportunité ou régler une problématique, ainsi créer une vraie valeur ajoutée. D’où l’importance d’une analyse préalable des bénéfices futurs d’une centralisation, des coûts et risques éventuels. Cela permettra à la direction de valider plus facilement le lancement du projet. Si cette analyse peut paraître complexe, elle est une alliée précieuse pour tout chef de projet. À travers différents facteurs, il s’agit de contrôler si le projet est faisable ou non.

  • Facteurs économiques : examiner les ressources financières déployées et les gains envisageables
  • Facteurs technologiques : se questionner sur la présence de technologies au sein de l’organisation et l’acquisition de nouvelles solutions
  • Facteurs organisationnels : identifier les moyens opérationnels ainsi que les compétences à disposition en interne
  • Facteurs juridiques : vérifier l’existence de réglementations particulières liées au projet
  • Facteurs commerciaux : étudier les opportunités du marché et ses évolutions futures

De ces facteurs découlent de multiples objectifs, offrant une analyse fine de la faisabilité tant technique, économique, qu'organisationnelle du projet :

  • Déterminer les ressources à mobiliser pour garantir la réussite du projet
  • Prévoir les risques et les contraintes auxquels seront soumises les parties prenantes
  • Estimer le budget nécessaire ainsi que le ROI engendré
  • Offrir davantage de visibilité sur les étapes de développement à chaque acteur du projet
  • S’assurer de la cohérence avec la stratégie et les attentes de l’organisation

Au regard des éléments analysés, des avantages et des inconvénients, il conviendra alors de passer à la phase suivante. Celle de la réalisation du projet.

 

Mettre en place la transformation : accompagner et former les membres du réseau

La transformation de la fonction achat demande des défis techniques, mais également des défis humains ne devant pas être oubliés. Ce sont avant tout les membres du réseau qui sont au centre de l’organisation globale, non les solutions technologiques apportées. Il est donc primordial de bien les accompagner et de travailler main dans la main afin de réussir la transition voulue. Le principal frein à une digitalisation des méthodes et des processus reste généralement la résistance au changement. Heureusement, il existe plusieurs alternatives pour la vaincre et opérer la transformation dans les meilleures conditions possibles.

Auditer les usages existants : en analysant en amont les pratiques déjà mises en place, vous avez la possibilité de définir des axes d’amélioration plus pertinents. En remontant les problématiques directement du terrain, vous vous rapprochez des véritables problématiques rencontrées par vos équipes. Des remontées concrètes qui induisent des propositions aussi concrètes pour la suite de votre projet. De plus, c’est l’occasion d’identifier rapidement d’éventuelles réticences à la transformation de vos processus internes. Les membres se sentiront davantage impliqués, facilitant l’adhésion à votre modèle.

Favoriser la culture du digital : tous les membres de votre réseau ne possèdent pas la même culture numérique. Dans ce contexte, il va être nécessaire de bien prendre le temps de familiariser l’ensemble de votre réseau avec vos nouvelles méthodes. Faire évoluer les mentalités et la culture de l’organisation demande du temps et des moyens à mettre en œuvre. Organiser des formations ou des workshops sur la transformation digitale aidera chacun à se positionner sur les nouveaux processus de travail.

Identifier les ambassadeurs de la transformation : si la culture digitale n’est pas la même pour tous, cela est fortement corrélé à un gap générationnel. Parmi vos nombreux membres, certains possèdent forcément plus de connaissances numériques, en ayant grandi à l’ère des nouvelles technologies. La digitalisation des processus est pour eux une évolution normale et cohérente de leur travail. Faites-en de véritables ambassadeurs, sur lesquels peuvent s’appuyer le reste de vos membres. Vous pouvez par exemple partager leurs différentes pratiques intégrées au sein de leur point de vente et en faire de véritables ressources du changement.

Impliquer les directions métiers : tous les membres du réseau ont leur importance, cependant, par leur fonction, les gérants ont un poids conséquent. Un poids qui leur permet d’impulser un plus grand changement auprès des collaborateurs. Ils sont le lien entre ces derniers et la tête de réseau, afin d’organiser les échanges d’information sur la façon dont le changement est perçu et doit être mis en place. Il est par conséquent essentiel de sensibiliser l’ensemble de ces gérants aux enjeux de la transformation numérique. En assimilant en profondeur l’importance de faire évoluer les processus vers le digital, ils auront alors toutes les clés pour accompagner à leur tour le développement de leurs salariés.

Réussir à instaurer un nouveau modèle tel que la centralisation au sein de son réseau de distribution va prendre du temps. L’implication de l’ensemble du réseau étant primordial, mettre en place ces recommandations vous permettra d’opérer dans les meilleures conditions.

Optimiser la gestion des commandes de son réseau de distribution grâce à l'automatisation

À l’ère du numérique, la digitalisation des processus d’approvisionnements ne se fait plus seulement au cas par cas. Des logiciels de gestion tels que les ERP ou les WMS digitalisent et automatisent des parties entières de la logistique. Nous parlons ici du contrôle des commandes, des stocks, des processus de production, ou encore de commercialisation. En dehors de l’approvisionnement, les méthodes de stockage connaissent également leur lot de transformation. Afin de ne pas atteindre des niveaux de sous-stockage ou même de sur-stockage, les commandes fournisseurs s’exécutent de manière automatique. De même, plusieurs critères sont pris en compte au sein des entrepôts pour élaborer la stratégie de stockage. Des éléments comme le taux de rotation, la date de péremption ou le type de marchandises garantissent une stratégie optimale. 

Dernier point concernant cette automatisation, les échanges et les transactions avec les fournisseurs. Consistant à dématérialiser les transactions commerciales entre une organisation et ses partenaires, l’e-procurement est clé pour optimiser ses processus achats. L’ensemble des activités telles que la sélection des produits, l’envoi de la commande ou la facturation sont automatisées. Cette méthode offre des bénéfices certains pour les services achats, les libérant de certaines tâches manuelles et chronophages. L’automatisation garantit ainsi une centralisation optimale à chacune des étapes de la chaîne d’approvisionnement.

Le besoin d’agilité et de résilience des organisations ces dernières années ont poussé à une transformation des process existants. De nouvelles méthodes s’imposent, parmi elle, la centralisation des commandes, présente, comme nous l’avons vu, de nombreux bénéfices. Un modèle commun, permettant un meilleur alignement entre la stratégie globale alimentée par le siège et les pratiques opérationnelles des membres du réseau. Découvrez maintenant comment optimiser la gestion de vos stocks grâce à une solution marketplace.

 
Deux personnes se serrant la main

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